Tűzvédelmi szoftver választás: Útmutató

Ismeri azt az érzést, amikor a hatósági ellenőr bekopog, és Ön lázasan keresi az Excel táblát, amiben tavaly vezette a tűzoltó készülékek ellenőrzési dátumait? Vagy amikor kiderül, hogy a karbantartó cég három hónapja nem küldött értesítést a lejáró eszközökről?

Ha igen, nincs egyedül. A magyar vállalkozások jelentős része még mindig papír alapon vagy szétszórt Excel fájlokban vezeti a tűzvédelmi nyilvántartását – és ez komoly kockázatokat rejt.

A probléma: Miért nem működik a hagyományos módszer?

Az Excel-káosz

Tipikus forgatókönyv: van egy Excel tábla a főnök gépén, egy másik a karbantartónál, és senki nem tudja, melyik a friss. A telephelyek között nincs szinkron, az adatok duplikálódnak, és minden ellenőrzés előtt pánik.

A papír-probléma

A klasszikus kartonok és füzetek:

• Elvesznek vagy megsérülnek
• Nem kereshetőek
• Nem adnak riasztást lejáratokról
• Hatósági ellenőrzésnél nehéz átlátni

Az elavult rendszerek korlátai

Sok vállalkozás használ valamilyen régi, telepített szoftvert, ami:

• Csak egy gépen fut
• Nincs mobilos elérés
• Bonyolult a kezelése
• Nem kapott frissítést évek óta

Mire figyeljen szoftverválasztásnál?

1. Felhő alapú legyen

2025-ben nincs értelme telepített szoftvert használni. A felhő alapú megoldás előnyei:

• Bárhonnan elérhető – irodából, telephelyről, mobiltelefonról
• Automatikus mentés – soha nem vesznek el adatok
• Mindig naprakész – a frissítések automatikusan települnek
• Nincs IT költség – nem kell szervert üzemeltetni

2. Mobilbarát legyen

A karbantartó a helyszínen dolgozik, nem az irodában. Fontos, hogy:

• Telefonról is lehessen rögzíteni ellenőrzéseket
• QR kódos azonosítás működjön
• Fotókat lehessen csatolni
• Offline módban is használható legyen

3. Automatikus értesítések

A rendszernek figyelmeztetnie kell:

• Közelgő karbantartási határidőkre
• Lejáró tanúsítványokra
• Elmaradt ellenőrzésekre
• OTSZ szerinti felülvizsgálati időpontokra

4. Jogosultságkezelés

Nem mindenkinek kell mindent látnia:

• A telephely tulajdonos lássa a saját eszközeit
• A karbantartó csak a hozzárendelt munkákat
• A vezető az összesített statisztikákat
• A hatóság auditor nézetet kapjon

5. Megfelelőségi támogatás

A jó szoftver ismeri a szabályozást:

• OTSZ előírások beépítve
• TVMI kategóriák kezelése
• Automatikus felülvizsgálati gyakoriság számítás
• Audit trail minden módosításról

Hogyan válasszon a gyakorlatban?

1. lépés: Térképezze fel az igényeit

• Hány telephelye van?
• Hány eszközt kell nyilvántartani?
• Hányan fogják használni a rendszert?
• Milyen eszközökről szeretnék elérni?

2. lépés: Próbálja ki élesben

Ne higgyen a marketingszövegeknek – kérjen demo hozzáférést és:

• Vigyen fel valódi adatokat
• Próbálja ki mobilról
• Nézze meg, mennyire intuitív
• Tesztelje az értesítéseket

3. lépés: Kérdezzen rá a támogatásra

• Van magyar nyelvű support?
• Milyen gyorsan válaszolnak?
• Van betanítás?
• Mi történik, ha probléma van?

Milyen problémákat old meg egy modern rendszer?

"Nem találom a dokumentumot"

Régi módszer: Mappák, fiókok, különböző gépek átkutatása. Modern megoldás: Keresőmező, azonnal megtalálja eszköz, sorozatszám vagy helyszín alapján.

"Lemaradtunk a karbantartásról"

Régi módszer: Manuális figyelés, fejben tartás, post-it cetlik. Modern megoldás: Automatikus email és push értesítés 30/14/7 nappal a határidő előtt.

"A hatóság kért egy kimutatást"

Régi módszer: Órákig tartó Excel bűvészkedés és PDF összefűzés. Modern megoldás: Egy kattintás, és kész a teljes audit riport.

"A karbantartó nem küldött visszajelzést"

Régi módszer: Telefonálgatás, email nyomozás. Modern megoldás: Valós idejű státusz követés, automatikus értesítés befejezéskor.

"Nem tudom, melyik eszköz hol van"

Régi módszer: Bejárás, kézi összeírás. Modern megoldás: QR kódos azonosítás, GPS koordináták, épületszintű térképes nézet.

Az átállás lépései

1. lépés: Adatok exportálása

A legtöbb rendszerből ki lehet nyerni az adatokat Excel formátumban. Ha papír alapon dolgozik, ez az alkalom a digitalizálásra.

2. lépés: Import az új rendszerbe

Egy jó szoftver támogatja az Excel importot, így nem kell mindent kézzel felvinni.

3. lépés: QR kódok kihelyezése

Az eszközökre ragasztható QR matrica azonnal beazonosíthatóvá teszi őket.

4. lépés: Csapat betanítása

Egy intuitív rendszernél ez 1-2 óra. A lényeg, hogy mindenki értse az alapokat.

5. lépés: Éles használat

Induljon el párhuzamosan a régivel, majd 1-2 hét után váltson teljesen.

Az eredmény

Egy modern tűzvédelmi nyilvántartó rendszerrel:

• 90%-kal kevesebb adminisztráció – automatizált folyamatok
• 0 lemaradás – értesítések mindről
• Azonnali audit-készség – egy kattintásos riportok
• Teljes átláthatóság – mindenki látja, ami rá tartozik
• Biztonság – nem veszhet el adat

---

A SafetyPro egy modern, felhő alapú tűzvédelmi nyilvántartó rendszer, amit magyar vállalkozások igényeire fejlesztettünk. Próbálja ki ingyenesen, és tapasztalja meg a különbséget.