MRO raktár kötegelt import: CSV/XLSX a kaotikus Excelből

Miért bukik el a „csak feltöltjük az Excelt” megközelítés

A tipikus MRO Excel nem törzsadat: 2–5 fül, más-más oszloprend, „készlet 2024” és „készlet új” párhuzamosan. Egy 800–2500 soros lista 15–40% ismétlést, 10–20% üres azonosítót és 5–10% negatív vagy „kb.” mennyiséget rejt. Ha ezt nyersen importálod, a CMMS is kaotikus lesz — csak digitálisan.

A migráció célja nem a fájl átvitele, hanem a döntési szabály: mi a hiteles forrás a go-live napján. A polc? Az utolsó leltár? Az ERP? Egy közepes gyárban 1 200 MRO cikk közül gyakran 300–500 aktív (évente legalább 1 kiadás). Ezekre érdemes először fókuszálni — a 10 éve nem mozgó „holt” tételek második hullámban jönnek.

Az alkatrészkészlet-kezelés cikkünk a minimumkészletet, riasztást és munkalaphoz kötött levonást tárgyalja. Ez a playbook az előtte lévő lépés: hogyan kerül be a cikktörzs és a nyitó készlet tömegesen, anélkül hogy hetekig kézzel gépelnél.

• →Nyers Excel import = digitális káosz (duplikátum, üres ID, „kb.” mennyiség)
• →Először az aktív 20–40% cikk — holt készlet később
• →Hiteles forrás döntés go-live előtt: polc / leltár / ERP
• →Kötegelt import: CSV, TXT vagy XLSX + mezőpárosítás + előnézet

Migrációs playbook: 5 fázis a polctól a hiteles készletig

1. fázis — leltár-snapshot (1–3 nap): fagyaszd le a forrást. Exportáld a jelenlegi Excel(eke)t, nevezd el dátummal (pl. mro_snapshot_2026-07-28.xlsx), és tiltsd a párhuzamos szerkesztést a migráció idejére. Ha van fizikai leltár, az aznapos polc-darabszám legyen a nyitó mennyiség — ne a 6 hónapos „emlékezet”.

2. fázis — adattisztítás (3–7 nap): egy mestertábla. Egy sor = egy cikk. Kötelező: cikkszám, megnevezés, mértékegység, nyitó mennyiség, raktárhely. Duplikátumok összevonása (BRG-6205 vs 6205-SKF vs „csapágy 6205” → egy kanonikus kód). Üres ID: generálj belső kódot (MRO-0001…), ne hagyd üresen.

3. fázis — sablon és próbaimport (1–2 nap): töltsd le a CMMS import sablont, párosítsd az oszlopokat, importálj 20–50 soros mintát. Ellenőrizd: megjelenik-e a cikk, helyes-e a mennyiség, jó-e a tizedesvessző/pont, UTF-8 ékezet. Javítsd a sablont, ne a rendszert „kézzel”.

4. fázis — teljes import + validálás (1–2 nap): futtasd a kötegelt importot. Cél: 0 fatális hiba, figyelmeztetések dokumentálva (pl. 12 sor hiányzó beszállító — később pótolható). Szúrópróba: 15–20 véletlen cikk a polcon vs. rendszer (eltérés <2%, vagy max. 1 db a kritikus A-cikkeknél).

5. fázis — go-live és fázisout (1–2 hét): az Excel többé nem hiteles. Új kiadás csak munkalapon / CMMS-ben. Heti leltár-szúrópróba 10 cikken 4 hétig. Ha az eltérés stabilan <3%, a migráció sikeres — utána jön a minimumkészlet és riasztás finomhangolása.

• →1. fázis: snapshot + fagyasztás (1–3 nap)
• →2. fázis: mestertábla + dedup (3–7 nap)
• →3. fázis: sablon + 20–50 soros próba
• →4. fázis: teljes import + 15–20 cikk szúrópróba
• →5. fázis: Excel fázisout + 4 hét heti ellenőrzés

CSV, TXT vagy XLSX: melyik formátum mikor

XLSX a legkényelmesebb, ha a forrás Excel: több sheetből másolhatsz, formázás látszik, a legtöbb CMMS import varázsló elfogadja. Figyelj a rejtett sorokra, összefűzött cellákra és a „szám szövegként” oszlopokra — ezek 30–50% import hibát okoznak. Export előtt: egy sheet, tiszta fejléc, nincs merge.

CSV (vesszővel vagy pontosvesszővel tagolt) a legtisztább gép–gép formátum: kisebb fájl, nincs formázás-zaj, jól verziókezelhető. Magyar Excelben a listaelválasztó gyakran pontosvessző (;) — ha a rendszer vesszőt vár, a mennyiségek és a tizedesek összekeverednek. Mindig egyeztesd: elválasztó, tizedesjel, UTF-8 BOM.

TXT (tab vagy pipe elválasztó) ritkább, de stabil ERP/legacy exportoknál. Ugyanaz a szabály: egy sor = egy rekord, fejléc az első sorban, idézőjel a mezőn belüli elválasztó ellen. 5 000+ sornál a CSV/TXT gyakran gyorsabb és kevesebb memóriát eszik, mint a nagy XLSX.

Gyakorlati választás: ha te kezeled a fájlt → XLSX a tisztításhoz, majd CSV a végleges importhoz. Ha automatikus export jön az ERP-ből → CSV/TXT, rögzített oszloprenddel. A SafetyPro-szerű import varázsló tipikus lépései: fájl feltöltés → mezőpárosítás → előnézet (figyelmeztetések) → import — formátumtól függetlenül.

Mezőtérkép: mit tegyél a mestertáblába

A kötelező mag 5 mező. Cikkszám (egyedi, stabil — ne változzon minden rendelésnél). Megnevezés (emberi, max. 80–120 karakter, gyártói kód zárójelben ha kell). Mennyiség (nyitó készlet, nemnegatív szám). Mértékegység (db, m, l, kg — egységes kódlista, ne „db.” és „darab” vegyesen). Raktárhely (telephely + polc, pl. „Üzem A / R1-P3”).

Az ajánlott mezők a go-live utáni első hónapot mentik meg. Minimumkészlet (ha már tudod — különben később). Beszállító + átfutási nap. Gyártói / OEM cikkszám. Eszköz- vagy gépcsoport-kötés (melyik sorhoz tartozik a tartalék). Egységár (költségkövetéshez; ha nincs, hagyd üresen, ne találj ki).

Amit ne importálj az első körben: 10 éves mozgástörténet, szabad szöveges megjegyzés-oszlopok 5 változatban, „felelős” nevek ami holnap változik, és a holt készlet teljes listája. A történet a CMMS-ben a munkalap-kiadásokkal épül — nem a régi Excel naplóiból. Cél: 30–90 perc alatt futtatható, ismételhető importfájl, nem „egyszeri műalkotás”.

• →Kötelező: cikkszám, megnevezés, mennyiség, ME, raktárhely
• →Ajánlott: min. készlet, beszállító, OEM kód, gépcsoport, egységár
• →Kerüld: évek mozgástörténete, kaotikus megjegyzés-oszlopok, holt készlet bulk
• →Egy sor = egy cikk + egy hely; több hely = több sor vagy több raktár mező

Import checklist: 14 pont a go-live előtt

Nyomtasd ki vagy másold ticketbe — minden pont pipa nélkül ne indíts teljes importot. A checklist 60–90 perc, de 1–2 nap utómunkát spórol. A leggyakoribb buktatók: elválasztó (`,` vs `;`), tizedes (`,` vs `.`), UTF-8 ékezet, duplikált cikkszám, negatív mennyiség, üres kötelező mező.

• →1. Snapshot dátumozva, másolat archiválva (ne a „élő” Excel legyen a forrás)
• →2. Egy mestersheet / egy CSV: nincs merge, rejtett sor, szűrő-maradvány
• →3. Fejléc az 1. sorban, angol/magyar kulcsok egyeznek a sablonnal
• →4. Cikkszám 100% kitöltött, egyedi (COUNTIF / remove duplicates = 0 ütközés)
• →5. Mennyiség numerikus, ≥0; tizedesjel egyezik a rendszer elvárásával
• →6. ME kódlista rögzítve (db/m/l/kg) — nincs szabad szöveg
• →7. Raktárhely kódok megegyeznek a CMMS telephely/polc listájával
• →8. Elválasztó és kódolás: CSV-nél `;` vagy `,` + UTF-8 ellenőrzés
• →9. Próbaimport 20–50 sorral, fatális hiba = 0
• →10. Előnézet: figyelmeztetések listázva, döntés: javít / kihagy / később
• →11. Teljes import után sorok száma = forrás sorok (vagy dokumentált kizárás)
• →12. Szúrópróba 15–20 cikk polc vs. rendszer (A-cikkek prioritás)
• →13. Jogosultság: ki importálhat, ki módosít törzset go-live után
• →14. Excel fázisout dátum + kommunikáció a technikusoknak / raktárosnak

Validálás, hibák és az első 30 nap

Az import utáni első nap a legfontosabb. Futtass 3 riportot: (1) cikkek száma kategóriánként, (2) nulla és negatív készlet (negatív = adatbaj, nem „rejtett kiadás”), (3) hiányzó minimumkészlet az A-kritikus cikkeken. Egy 1 000 soros importnál reális: 0–2% javítandó sor, 5–15% később pótolható opcionális mező.

Tipikus hibák és javítás: duplikált cikkszám → összevonás, mennyiség összeadás, majd újraimport vagy törlés+új. Rossz ME → tömeges javítás sablonból, ne soronként. Eltérő polckód → előbb a CMMS helylistát igazítsd, utána az adatot. Ha a próbaimport 10%+ fatális hibát ad, ne „toljad át” — menj vissza a 2. fázisra.

Az első 30 nap metrikái: heti szúrópróba eltérés (%), munkalaphoz kötött kiadások aránya (cél: >80% a 4. hét végére), manuális Excel-módosítások száma (cél: 0). Ha a 4. hét végén a szúrópróba eltérés >5%, állj meg: vagy a nyitó leltár volt rossz, vagy a kiadás nem megy be a rendszerbe. A minimumkészlet-riasztást csak stabil készletkép után kapcsold be — különben riasztás-zaj lesz, nem jelzés.

Időkeret reálisan: 200–500 cikk → 1–2 hét; 500–2 000 cikk → 2–4 hét; több telephely + ERP párhuzamosan → 4–8 hét. A kötegelt import maga percek–órák; a munka 80%-a a tisztítás és a szervezeti fagyasztás. Ha ez megvan, a CMMS raktárkészlet modul azonnal használható: munkalap-levonás, riasztás, beszerzési lista — nem nulláról gépelt törzzsel.

Összegzés és következő lépés

A cikkben összefoglalt gyakorlati lépések akkor működnek tartósan, ha egy központi rendszerben futnak a munkalapok, az eszköznyilvántartás, a preventív ütemezés és — ahol kell — a tűzvédelmi ellenőrzések is. A szétszórt Excel-fájlok és papír naplók hosszú távon nem adják az auditálhatóságot és a valós idejű átláthatóságot.

A SafetyPro CMMS ezeket egy platformon egyesíti: QR/NFC azonosítás, mobil app offline módban, riportok és emlékeztetők. A Basic csomag 24 900 Ft/hó-tól indul; 14 napos ingyenes próba egyeztethető személyesen, a bemutató után.

Ha a témában leírt folyamatokat szeretnéd élesben látni a saját telephelyed példáján, kérj bemutatót — az értékesítési csapat általában 1 munkanapon belül válaszol.