Kihívások
A papíralapú auditok rejtett kockázatai.
A hagyományos, kézi ellenőrzési folyamatok nemcsak időigényesek, hanem komoly megfelelőségi kockázatot is jelentenek. Ismeri ezeket a problémákat?
Papíralapú ellenőrzőlisták
A kézzel kitöltött ellenőrzőlisták könnyen elvesznek, nehezen archiválhatók, és a hatóság számára sem átláthatók. Az adatok visszakeresése órákat vesz igénybe, a hibák pedig csak későn derülnek ki, amikor már bírságot szabnak ki.
Szabályozási megfelelés kockázata
A tűzvédelmi, munkavédelmi és környezetvédelmi előírások folyamatosan változnak. Papíron szinte lehetetlen nyomon követni, mely auditok esedékesek, melyek jártak le, és hol vannak hiányosságok a megfelelőségben.
Hiányos dokumentáció
Fényképek nélkül az ellenőrzési jegyzőkönyvek hitelessége megkérdőjelezhető. A papíralapú rendszerben a fotók különálló mappákban kallódnak, nem kapcsolódnak az adott ellenőrzési ponthoz vagy hibajelentéshez.
Megoldás
Teljes körű auditkezelés egyetlen digitális platformon.
A Safetypro ellenőrzőlista modulja a teljes audit folyamatot lefedi: a sablon létrehozásától a helyszíni kitöltésen át a jelentéskészítésig minden lépés digitalizált. Az auditorok mobilon dolgoznak, a vezetők valós időben látják az eredményeket, a hatósági dokumentáció pedig egy kattintással elérhető. A felhőalapú rendszer biztosítja, hogy egyetlen vizsgálat sem marad el, és egyetlen hiányosság sem vész el.
Papíralapú ellenőrzőlisták
A kézzel kitöltött ellenőrzőlisták könnyen elvesznek, nehezen archiválhatók, és a hatóság számára sem átláthatók. Az adatok visszakeresése órákat vesz igénybe, a hibák pedig csak későn derülnek ki, amikor már bírságot szabnak ki.
Szabályozási megfelelés kockázata
A tűzvédelmi, munkavédelmi és környezetvédelmi előírások folyamatosan változnak. Papíron szinte lehetetlen nyomon követni, mely auditok esedékesek, melyek jártak le, és hol vannak hiányosságok a megfelelőségben.
Hiányos dokumentáció
Fényképek nélkül az ellenőrzési jegyzőkönyvek hitelessége megkérdőjelezhető. A papíralapú rendszerben a fotók különálló mappákban kallódnak, nem kapcsolódnak az adott ellenőrzési ponthoz vagy hibajelentéshez.
Funkciók
Minden eszköz a professzionális auditkezeléshez.
A Safetypro átfogó funkciókat kínál, amelyek digitalizálják és egyszerűsítik az ellenőrzési folyamatokat.
Testreszabható sablonok
Hozzon létre egyedi ellenőrzőlistákat tűzvédelmi bejárásokhoz, munkavédelmi auditokhoz vagy környezetvédelmi vizsgálatokhoz. A sablonok újrafelhasználhatók és szabadon módosíthatók a jogszabályi változásoknak megfelelően.
Fotódokumentáció
Minden ellenőrzési ponthoz csatoljon fényképet közvetlenül a mobilalkalmazásból. A képek automatikusan időbélyeget és helymeghatározást kapnak, így a dokumentáció hiteles és visszakereshető.
Automatikus ütemezés
Állítsa be az ismétlődő auditok gyakoriságát – heti, havi vagy negyedéves ciklusban. A rendszer automatikusan létrehozza a feladatokat és értesíti a felelős személyeket az esedékes vizsgálatokról.
Megfelelőségi riportok
Generáljon azonnal hatósági jelentéseket és belső kimutatásokat. A rendszer összesíti az eredményeket, kiemeli a kritikus hiányosságokat és trendeket mutat a megfelelőségi szint alakulásáról.
Azonnali visszakeresés
Keressen rá bármely korábbi auditra dátum, helyszín, típus vagy eredmény alapján. A teljes ellenőrzési előzmény pillanatok alatt elérhető, legyen szó akár évekkel korábbi vizsgálatról.
Jogszabályi nyomon követés
A rendszer figyelmeztet a lejáró tanúsítványokra, esedékes felülvizsgálatokra és jogszabályi változásokra. Így mindig naprakész marad a tűzvédelmi, munkavédelmi és környezetvédelmi előírásokkal.
Hogyan működik
Az audit folyamat négy egyszerű lépésben.
A Safetypro átlátható munkafolyamatot biztosít a sablon kiválasztásától a jelentéskészítésig.
Sablon kiválasztása
Válassza ki a megfelelő ellenőrzőlista sablont a könyvtárból, vagy hozzon létre újat az adott audit típusához. A sablonok tartalmazzák az összes szükséges ellenőrzési pontot és kérdést.
Helyszíni kitöltés
Az auditor a mobilalkalmazásban végighalad az ellenőrzési pontokon, megjelöli az állapotot, fényképeket csatol és szöveges megjegyzéseket rögzít minden tételnél.
Jóváhagyás és aláírás
A kitöltött ellenőrzőlista automatikusan a felelős vezetőhöz kerül jóváhagyásra. Digitális aláírással hitelesítve a dokumentum azonnal archiválódik.
Jelentés és archiválás
A rendszer PDF és Excel formátumban exportálható jelentéseket generál. Az összes dokumentum, fénykép és aláírás egyetlen, visszakereshető archívumban tárolódik.
Eredmények
Bizonyított hatékonyság, teljes megfelelőség.
Ügyfeleink tapasztalatai alapján a digitális auditkezelés drámaian csökkenti az adminisztrációs terheket és növeli a megfelelőségi szintet.
70%
Kevesebb adminisztrációs idő
3x
Gyorsabb auditlezárás
100%
Nyomon követhető megfelelőség
GYIK
Gyakran ismételt kérdések.
A Safetypro-ban korlátlan számú, teljesen testreszabható ellenőrzőlistát hozhat létre. A leggyakoribb típusok: tűzvédelmi bejárási jegyzőkönyvek, munkavédelmi szemlék, környezetvédelmi auditok, épületgépészeti ellenőrzések, ISO-auditok és minőségbiztosítási vizsgálatok. Minden sablonhoz egyedi kérdéseket, ellenőrzési pontokat és értékelési skálákat állíthat be.
Az auditor a mobilalkalmazásból közvetlenül fényképezhet minden ellenőrzési pontnál. A képek automatikusan az adott tételhez kapcsolódnak, és időbélyeget valamint GPS-koordinátákat kapnak. Lehetőség van a meglévő fényképek annotálására is – nyilakkal, körökkel vagy szöveges megjegyzésekkel jelölheti meg a problémás területeket.
A Safetypro automatikusan figyeli az esedékes felülvizsgálatokat és lejáró tanúsítványokat. A rendszer emlékeztetőket küld a közelgő határidőkről, és kimutatást készít a megfelelőségi állapotról. Hatósági ellenőrzéskor pillanatok alatt előhívható bármely korábbi audit jegyzőkönyve, fényképekkel és digitális aláírásokkal hitelesítve.
Igen, a mobilalkalmazás teljes mértékben működik internetkapcsolat nélkül is. Az auditor kitöltheti az ellenőrzőlistát, fényképeket készíthet és megjegyzéseket rögzíthet offline módban. Amint az eszköz újra csatlakozik az internethez, az adatok automatikusan szinkronizálódnak a felhőbe.
A rendszer többféle riportot kínál: összesítő jelentések adott időszakra, megfelelőségi trendek grafikonokkal, hiányosságok listája prioritás szerint, helyszínenkénti összehasonlítás és auditoronkénti teljesítménymutatók. Minden riport exportálható PDF és Excel formátumban, és automatikusan továbbküldhető e-mailben a megadott címlistára.
Ha az auditor hiányosságot talál, a rendszer automatikusan javítási feladatot generál a megadott prioritással és határidővel. A feladat a felelős technikushoz kerül, aki a mobilalkalmazásban látja a problémát fényképpel együtt. A javítás elvégzése után a feladat lezárásra kerül, és a következő auditnál a rendszer automatikusan ellenőrzi a korábbi hiányosságok megszüntetését.
A legtöbb szervezet 2-3 nap alatt bevezeti a rendszert. Az első lépés a meglévő ellenőrzőlisták digitalizálása sablonokba, ami jellemzően néhány órát vesz igénybe. A felhasználók betanítása minimális, mivel a mobilalkalmazás intuitív felülete a papíralapú listák logikáját követi. Nagyobb szervezeteknél a teljes bevezetés, beleértve az egyedi sablonokat és integrációkat, 1-2 hét alatt valósítható meg.