Tűzvédelmi dokumentáció: Mit kell bemutatni hatósági ellenőrzéskor?

A hatósági tűzvédelmi ellenőrzés minden üzemeltető számára stresszes pillanat lehet. Az ellenőrök megérkeznek, és azonnal kérik a dokumentációt – de pontosan mit is keresnek? Milyen dokumentumok hiánya vezet szankciókhoz? És hogyan lehet úgy szervezni a tűzvédelmi dokumentációt, hogy egy ellenőrzés ne okozzon fejfájást?

Ebben az útmutatóban részletesen végigmegyünk azon, hogy mit kell bemutatni hatósági ellenőrzéskor, hogyan szervezzük a dokumentumokat, milyen hibák fordulnak elő leggyakrabban, és hogyan segít a SafetyPro abban, hogy mindig audit-kész legyen a dokumentációnk.

Miért olyan fontos a megfelelő tűzvédelmi dokumentáció?

A tűzvédelmi dokumentáció nem csak adminisztratív kötelezettség – ez a bizonyíték arra, hogy az épület üzemeltetője komolyan veszi a tűzvédelmet és az emberek biztonságát. A hatósági ellenőrzés során az ellenőrök nem csak azt nézik meg, hogy megvannak-e a dokumentumok, hanem azt is, hogy:

• Naprakészek-e az adatok (nem 2 éves karbantartási naplót keresnek)
• Teljesek-e a bejegyzések (nem elég egy aláírás, kell hozzá dátum, fotó, eredmény)
• Visszakereshetők-e a rekordok (ha 2022 októberéről kérdeznek, 30 másodpercen belül elő kell venni)
• Hitelesek-e az adatok (valóban a megfelelő szerelő végezte a munkát? Van rá bizonyíték?)

Ha ezek közül bármelyik hiányzik, az nemcsak bírságot von maga után, hanem felfüggesztheti az üzemelési engedélyt is – ami azonnali bevételkiesést jelent.

A SafetyPro pontosan erre a problémára nyújt megoldást: minden karbantartás automatikusan dokumentálva van, időbélyeggel, fotókkal, GPS koordinátákkal és digitális aláírással. Amikor az ellenőr kér egy dokumentumot, egy kattintással exportálható a teljes audit csomag.

Mit kérnek a tűzvédelmi ellenőrök? – Teljes dokumentum lista

1. Karbantartási naplók és munkavégzési bizonylatok

Ez a legfontosabb dokumentumcsoport. Az ellenőrök minden tűzvédelmi berendezésnél ellenőrzik, hogy:

Mit kell tartalmazniuk?

• A karbantartás pontos dátuma és időpontja
• A karbantartó szerelő neve, cégneve
• Végzettségének igazolása (tanúsítvány száma)
• Mit vizsgáltak meg (részletes munkalap)
• Milyen eredménnyel zárult (megfelelő/javítandó/cserélendő)
• Milyen alkatrészt cseréltek (ha volt csere)
• A berendezés azonosítója (helye, típusa, gyártási száma)
• Aláírás és pecsét

Gyakori hibák: Nem dátumozott bejegyzések Csak „rendben" van beírva, részletek nélkül Hiányzik az aláírás vagy az aláírás nem olvasható A szerelő végzettsége nem ellenőrizhető Nem egyértelmű, hogy melyik eszköznél végezték a karbantartást

Hogyan segít a SafetyPro? A SafetyPro minden karbantartásnál automatikusan rögzíti az összes adatot: időbélyeg, GPS koordináta, a technikus profilja (végzettséggel), fotók a munkáról, digitális aláírás. A rendszer QR kódokkal azonosítja az eszközöket, így nem lehet összetéveszteni őket. Minden bejegyzés visszakereshető, szűrhető dátum, eszköz vagy technikus szerint.

2. Időszakos felülvizsgálati jegyzőkönyvek

A tűzvédelmi berendezések nem csak rendszeres karbantartást igényelnek, hanem időszakos felülvizsgálatot is:

Milyen dokumentumokat kérhetnek?

• Oltókészülékek éves felülvizsgálata (hatósági vizsgálati jegyzőkönyv)
• Tűzjelző rendszerek éves teljes körű vizsgálata
• Tűzoltó készülékek nyomáspróbája (5-10 évente)
• Vízhálózatok átöblítése és nyomáspróbája
• Menekülési utak megvilágítási vizsgálata
• Füstelvezető rendszerek működési tesztje

Mit néznek az ellenőrök?

• A vizsgálatot akkreditált cég végezte-e
• A jegyzőkönyv tartalmazza-e a jogszabályi előírásokat
• Ha hibát találtak, megtörtént-e a javítás és az újbóli ellenőrzés
• A vizsgálati határidők be vannak-e tartva

Gyakori hibák: Lejárt vizsgálati jegyzőkönyvek (ellenőrzés elmaradt) A hibák javítása nem dokumentált Nem akkreditált cég végezte a vizsgálatot A jegyzőkönyvek nem találhatók meg (elvesztek)

Hogyan segít a SafetyPro? A SafetyPro emlékeztetőket küld a közelgő felülvizsgálati határidőkről, így egyetlen ellenőrzés sem maradhat el. A jegyzőkönyveket PDF-ben feltöltheted a rendszerbe, és azok örökre az adott eszközhöz rendelve maradnak. Ha egy ellenőr 3 év múlva kér egy 2023-as jegyzőkönyvet, másodpercek alatt előkerül.

3. Szerelői végzettségek és tanúsítványok

Nem elég, ha a karbantartás megtörtént – bizonyítani kell, hogy képzett szakember végezte. Az ellenőrök ellenőrzik:

Milyen dokumentumokat kell bemutatni?

• Tűzvédelmi szakképesítési igazolvány
• Oltókészülék-karbantartói tanúsítvány
• Tűzjelző rendszer karbantartói tanúsítvány
• Vállalkozói engedély a tűzvédelmi tevékenységre
• Érvényes felelősségbiztosítás

Gyakori hibák: Lejárt tanúsítványok (a szerelő jogosultsága érvénytelen volt a karbantartás idején) Más cég alkalmazottja végezte a munkát, de nincs alvállalkozói megállapodás A tanúsítványok nem hozzáférhetők (a szerelőnél vannak, nem az üzemeltetőnél)

Hogyan segít a SafetyPro? A SafetyPro profilban tárolja minden technikus végzettségét, feltöltött tanúsítvány PDF-ekkel. A rendszer automatikusan figyelmezteti, ha egy tanúsítvány hamarosan lejár. Az exportált audit csomag tartalmazza a munka végzőjének profilját és végzettségi igazolásait is.

4. Berendezés nyilvántartás és leltár

Az ellenőrök ellenőrzik, hogy van-e teljes körű nyilvántartás minden tűzvédelmi eszközről:

Mit kell tartalmaznia?

• Az épületben található összes tűzvédelmi berendezés listája
• Típus, gyártó, gyártási szám, beszerzési dátum
• Pontos elhelyezkedés (épület, szint, helyiség)
• Üzembe helyezés dátuma
• Következő karbantartás esedékessége
• Élettartam és csereidő

Gyakori hibák: Hiányos leltár (nem minden eszköz van nyilvántartva) Az eszközök fizikai helye nem egyezik a nyilvántartással Új eszközök nincsenek beírva a nyilvántartásba Kiselejtezett eszközök még mindig a listában vannak

Hogyan segít a SafetyPro? A SafetyPro QR kódokkal azonosítja az összes eszközt. Amikor egy technikus karbantartást végez, beolvassa a QR kódot, és a rendszer automatikusan összekapcsolja a munkalapot az eszközzel. Az eszközök listája mindig naprakész, térképen is megjeleníthető a pontos elhelyezkedésük. Új eszköz beszerzésekor percek alatt rögzíthető, kiselejtezéskor pedig archiválva marad a teljes történet.

5. Tűzvédelmi tervrajzok és alaprajzok

A hatóság ellenőrzi, hogy az épület tűzvédelmi dokumentációja naprakész és pontos-e:

Mit kell bemutatni?

• Tűzvédelmi helyszínrajz (alaprajzok tűzvédelmi eszközök jelölésével)
• Menekülési útvonal terv
• Tűzszakaszolási terv
• Tűzoltási beavatkozási terv
• Veszélyes anyagok tárolási térképe (ha van)

Mit néznek az ellenőrök?

• Az alaprajz egyezik-e a valós állapottal (nem történt átépítés dokumentálatlanul)
• Minden tűzvédelmi eszköz fel van-e tüntetve
• A menekülési útvonalak szabadok-e és helyesen jelöltek-e
• A tűzvédelmi előírások be vannak-e tartva (pl. tűzszakaszok zárása)

Gyakori hibák: Elavult alaprajzok (pl. 10 éve nem frissítették) Átépítés után nem készült új tűzvédelmi terv A tervrajzon jelölt eszköz nincs a helyén (áthelyezték, nem dokumentálták) Digitális vagy aktualizált verzió nem elérhető (csak papír van, ami elveszett)

Hogyan segít a SafetyPro? Bár a SafetyPro nem tervrajzokat készít, feltöltheted az alaprajzokat PDF-ben, és azok az audit csomagban megjelennek. Az eszközök GPS koordinátái és QR kódjai biztosítják, hogy a fizikai és a digitális nyilvántartás mindig szinkronban legyen.

6. Tűzvédelmi szabályzat és utasítások

Minden épületnek rendelkeznie kell saját tűzvédelmi szabályzattal, amely tartalmazza:

Mit kell tartalmaznia?

• Tűzvédelmi felelősök és helyetteseik megnevezése
• Tűzveszélyes tevékenységek szabályai
• Nyílt láng használatának szabályai
• Dohányzási szabályzat
• Munkavégzési engedélyek (hegesztés, forrasztás stb.)
• Riasztási rend és kiürítési terv
• Dolgozók tűzvédelmi oktatása (ki, mikor, mit tanult)

Mit néznek az ellenőrök?

• A szabályzat naprakész-e (az OTSZ legújabb változásai szerint)
• A tűzvédelmi felelős neve és elérhetősége megtalálható-e
• A dolgozók aláírták-e, hogy megismerték a szabályzatot
• Történt-e tűzvédelmi oktatás az elmúlt évben

Gyakori hibák: Régi szabályzat, ami nem felel meg az új jogszabályoknak Nincs aláírás, hogy a dolgozók megkapták Tűzvédelmi oktatás nem dokumentált Tűzvédelmi felelős kiléte nem egyértelmű

Hogyan segít a SafetyPro? A SafetyPro nem helyettesíti a tűzvédelmi szabályzatot, de dokumentálja a karbantartási és ellenőrzési kötelezettségek teljesítését, ami a szabályzat végrehajtásának bizonyítéka. Az oktatási dokumentumokat feltöltheted a rendszerbe, és hozzárendelheted az adott dolgozókhoz.

7. Tűzvédelmi bejárások és auditok jegyzőkönyvei

A belső tűzvédelmi bejárások és külső tűzvédelmi auditok dokumentációja:

Mit kell bemutatni?

• Éves tűzvédelmi bejárások jegyzőkönyvei
• Negyedéves ellenőrzések (ha előírás)
• Külső tűzvédelmi szakértői jelentések
• Korábbi hatósági ellenőrzések jegyzőkönyvei
• Hiányosságok javításának igazolása

Gyakori hibák: A bejárások nem rendszeresek (csak ellenőrzés előtt történnek) Hiányosságokat találtak, de nem javították Nincs bizonyíték a javítások elvégzéséről A korábbi hatósági észrevételek nem kerültek lezárásra

Hogyan segít a SafetyPro? A SafetyPro teljes auditnaplót vezet: minden karbantartás, ellenőrzés, javítás rögzítve van időrendben. Az automatikus riportok kimutatják, hogy mely eszközöknél történt hibajavítás, mikor és ki végezte. Az audit csomag tartalmazza a teljes időszak összes eseményét, így bizonyítható a folyamatos gondosság.

Hogyan szervezzük a tűzvédelmi dokumentációt?

Papír alapú vs. digitális rendszer

Hagyományos papír alapú rendszer problémái:

• Dokumentumok elvesznek (nedvesség, tűz, rossz tárolás)
• Nehéz keresni (melyik mappában van a 2022 októberi jegyzőkönyv?)
• Nem naprakész (elfelejtik beírni a karbantartást)
• Nehéz másolni (ellenőrzéshez fénymásolni kell)
• Nem biztonságos (bárki hozzáfér, módosíthatja)

Digitális rendszer előnyei:

• Biztonságos tárolás (felhőben, automatikus mentéssel)
• Másodpercek alatt kereshető (dátum, eszköz, technikus szerint)
• Mindig naprakész (valós időben frissül)
• Egy kattintással exportálható (PDF, Excel)
• Jogosultság alapú hozzáférés (ki mit láthat)

Dokumentációs mappa struktúra (ha még papír alapú)

Ha még papír alapú rendszert használsz, így érdemes szervezni:

TŰZVÉDELMI DOKUMENTÁCIÓ

• 1. Alapdokumentumok
• Tűzvédelmi szabályzat
• Tűzvédelmi alaprajzok
• Menekülési terv
• Tűzvédelmi felelősök listája
• 2. Eszköz nyilvántartás
• Oltókészülékek listája
• Tűzjelző rendszer leírása
• Egyéb berendezések leltára
• 3. Karbantartási naplók
• Oltókészülékek karbantartási naplója
• Tűzjelző karbantartási naplója
• Egyéb rendszerek naplói
• 4. Felülvizsgálati jegyzőkönyvek
• 2024-es jegyzőkönyvek
• 2023-as jegyzőkönyvek
• Korábbi évek
• 5. Szerelői végzettségek
• Karbantartó cégek tanúsítványai
• Szerződések másolatai
• 6. Oktatás és bejárások
• Tűzvédelmi oktatások jelenléti ívei
• Bejárási jegyzőkönyvek
• Hatósági ellenőrzések

De őszintén: ez napjainkban már túlhaladott módszer. A papír alapú rendszer lassú, hibás és költséges. A digitális megoldások, mint a SafetyPro, teljesen automatizálják ezt a folyamatot.

Mennyi ideig kell megőrizni a dokumentumokat?

Általánosan ajánlott megőrzési időtartamok:

• Karbantartási naplók: legalább 5 év
• Felülvizsgálati jegyzőkönyvek: legalább 5 év
• Tűzvédelmi alaprajzok: az épület üzemeltetése alatt + 5 év
• Hatósági jegyzőkönyvek: legalább 10 év
• Tűzvédelmi oktatások: legalább 5 év

A SafetyPro örökre megőrzi a dokumentumokat, így soha nem kell aggódni, hogy egy régi rekord elveszett-e. Az archivált adatok is kereshetők és exportálhatók.

Gyakori dokumentációs hibák – Mit néznek az ellenőrök?

1. Hiányzó vagy hiányos karbantartási bejegyzések

Példa: Egy oltókészüléknél látszik, hogy 14 hónapja nem volt karbantartás, de a naplóban „minden rendben" van beírva.

Probléma: Az ellenőr azonnal látja, hogy a karbantartás nem történt meg (vagy nem dokumentálták).

Következmény: Bírság, felszólítás azonnali javításra, üzemeltetési tilalom a javítás befejezéséig.

SafetyPro megoldás: Minden karbantartás fotóval és időbélyeggel kerül rögzítésre. Nem lehet „visszadátumozni" a bejegyzést, mert a GPS koordináta és az időbélyeg egyértelműen bizonyítja, hogy mikor és hol történt a munka.

2. Olvashatatlan vagy pontatlan aláírások

Példa: A karbantartási naplóban „XY" aláírás van, de nem lehet tudni, hogy ki írta alá.

Probléma: Az ellenőr nem tudja ellenőrizni, hogy valóban képzett szerelő végezte-e a munkát.

Következmény: A bejegyzés érvénytelen, újra el kell végezni a karbantartást dokumentáltan.

SafetyPro megoldás: Digitális aláírás a technikus profiljából, ami tartalmazza a nevet, végzettséget, tanúsítvány számát. Minden aláírás visszakövethető a technikus profiljához.

3. Hiányzó vagy lejárt szerelői tanúsítványok

Példa: A karbantartást egy szerelő végezte, akinek a tanúsítványa 3 hónapja lejárt.

Probléma: A munka érvénytelen, jogilag olyan, mintha nem végezték volna el.

Következmény: Bírság, újbóli karbantartás szükséges, az üzemeltető felelős a nem megfelelő karbantartásért.

SafetyPro megoldás: A rendszer automatikusan figyelmeztet, ha egy technikus tanúsítványa hamarosan lejár. Lejárt tanúsítvánnyal rendelkező technikus nem tud munkát regisztrálni a rendszerben.

4. Eszközök és nyilvántartás eltérése

Példa: A nyilvántartásban 25 oltókészülék van, de az ellenőr csak 22-t talál meg az épületben.

Probléma: Nem egyértelmű, hogy a 3 hiányzó eszköz hol van (ellopták, áthelyezték, kiselejtezték?).

Következmény: Bírság, nyilvántartás javítása kötelező.

SafetyPro megoldás: Minden eszköz QR kóddal azonosított. A karbantartáskor a technikus beolvassa a QR kódot, így a rendszer pontosan tudja, hogy melyik eszköz hol van. Áthelyezéskor vagy kiselejtezéskor frissül a nyilvántartás.

5. Nem naprakész alaprajzok és tervek

Példa: Az alaprajzon egy oltókészülék a raktárban van jelölve, de a valóságban a felvonó mellett áll.

Probléma: Tűz esetén a tűzoltók a térkép alapján keresik az eszközöket. Ha nem ott van, idő vész el.

Következmény: Komoly bírság, azonnali javítás szükséges.

SafetyPro megoldás: A SafetyPro GPS koordinátákat is tárol, így az eszközök pontos helye mindig naprakész. Az alaprajzokat feltöltheted PDF-ben, és a rendszer jelzi, ha egy eszköz nem a nyilvántartásban szereplő helyen van.

6. Javítások dokumentálatlan végrehajtása

Példa: Az ellenőr egy 2023-as jegyzőkönyvben hibát talál (nem működött egy jelzőlámpa), de nincs bizonyíték, hogy javították.

Probléma: A hiba lehet, hogy még mindig fennáll, ami életveszélyes.

Következmény: Bírság, azonnali javítás és dokumentálás.

SafetyPro megoldás: Minden hibajavítás külön munkalapként kerül rögzítésre: fotók a javítás előtt és után, időbélyeg, szerelő aláírása. Az audit csomag automatikusan tartalmazza a javítási riportokat.

7. Automatikus emlékeztetők hiánya – elmaradt karbantartások

Példa: Egy oltókészüléket 18 hónapja nem karbantartottak, mert senki nem emlékezett rá.

Probléma: Jogszabálysértés, az eszköz lehet, hogy nem működne tűz esetén.

Következmény: Bírság, azonnali karbantartás előírása.

SafetyPro megoldás: A rendszer automatikus emlékeztetőket küld emailben és app értesítésben, amikor egy karbantartás esedékes. A felelős személy nem felejthet el semmit.

Mit jelent a „OTSZ-megfelelő" dokumentáció?

Az OTSZ (Országos Tűzvédelmi Szabályzat) írja elő, hogy milyen dokumentációt kell vezetni. A legfontosabb előírások:

• Az OTSZ XVIII. fejezete: A tűzvédelmi berendezések üzemeltetésére, karbantartására és dokumentálására vonatkozó általános követelmények
• Az OTSZ 18. melléklete: A tűzvédelmi berendezések karbantartási időközei és felülvizsgálati előírásai
• **1996. évi XXXI. törvény 22. **: Tűzvédelmi oktatás (dokumentálni kell, ki, mikor, mit tanult)

Mit jelent az OTSZ-megfelelő dokumentáció?

• Minden karbantartás dokumentálva van, dátummal, aláírással
• A karbantartást képzett szakember végezte
• Az eszközök nyilvántartásban vannak, pontos helymegjelöléssel
• A felülvizsgálatok időben megtörténtek
• A hibák javítása dokumentált
• Az adatok visszakereshetők és hitelesek

SafetyPro és OTSZ-megfelelőség: A SafetyPro minden funkciója az OTSZ előírásai alapján lett megtervezve. Az exportált dokumentumok tartalmazzák az összes jogszabály által előírt adatot: időbélyeg, technikus végzettsége, eszköz azonosítója, munka részletei, fotók, aláírás. Így garantált az OTSZ-megfelelőség.

Mi történik, ha hiányos a dokumentáció?

Enyhébb esetek – Figyelmeztetés és javítási határidő

Ha az ellenőr kisebb hiányosságokat talál (pl. egy aláírás hiányzik, de a karbantartás megtörtént):

• Írásbeli figyelmeztetés
• Határidő a javításra (általában 30 nap)
• Újbóli ellenőrzés a határidő után

Közepes és súlyos esetek – Bírság és javítás

Ha több dokumentum hiányzik vagy nem naprakész, a hatóság bírságot szabhat ki:

• A bírság mértékét a 259/2011. (XII. 7.) Korm. rendelet 1. melléklete határozza meg tételesen, hiányosságonként
• Az összesített bírság a 10.000.000 Ft-ot nem haladhatja meg
• Azonnali javítási kötelezettség
• Hatósági felügyelet a javítás befejezéséig

Súlyos esetek – Üzemeltetési tilalom

Ha kritikus dokumentumok hiányoznak vagy súlyos hiányosságok vannak (pl. tűzjelző rendszer karbantartása 2 éve nem történt meg):

• Üzemeltetési engedély felfüggesztése
• A bírság összege a hiányosságok számától és súlyosságától függ (a 259/2011. Korm. rendelet alapján)
• Azonnali lezárás, amíg nem javul a helyzet

Ez azonnali bevételkiesést jelent: az épület nem üzemeltethető, amíg a dokumentáció és a berendezések nem kerülnek rendbe.

Biztosítási következmények

Ha tűz esetén kiderül, hogy a karbantartások nem voltak dokumentálva vagy nem történtek meg:

• A biztosító megtagadhatja a kártérítést
• Kártérítési igény az üzemeltetőtől (akár milliárdos összeg lehet)
• Büntetőjogi felelősség, ha emberélet vész el

Ez nem csak adminisztratív kérdés – ez az épületben tartózkodók életéről szól.

Hogyan készülj fel hatósági ellenőrzésre?

1 héttel az ellenőrzés előtt: Teljes dokumentáció ellenőrzés

Checklist:

• Minden karbantartási napló naprakész?
• Minden eszköz nyilvántartásban van?
• A szerelői tanúsítványok érvényesek?
• A felülvizsgálati jegyzőkönyvek megvannak?
• Az alaprajzok naprakészek?
• A tűzvédelmi szabályzat frissítve van?
• Korábbi hiányosságok javítva és dokumentálva vannak?

SafetyPro megoldás: A SafetyPro egy kattintással exportál egy teljes audit csomagot, amely tartalmazza az összes dokumentumot, amit az ellenőr kérhet. Ellenőrzés előtt 5 perc alatt leellenőrizheted, hogy minden rendben van-e.

1 nappal az ellenőrzés előtt: Fizikai ellenőrzés

Checklist:

• Séta az épületben: minden eszköz a helyén van?
• Az oltókészülékek rögzítve vannak?
• A tűzjelzők láthatók és hozzáférhetők?
• A menekülési utak szabadok?
• A tűzoltó berendezések jelzett helyen vannak?
• Nincs tűzveszélyes anyag szabálytalanul tárolva?

Az ellenőrzés napján: Mit vigyél magaddal?

Dokumentumok listája:

• Teljes karbantartási napló (utolsó 5 év)
• Felülvizsgálati jegyzőkönyvek (utolsó 5 év)
• Eszköz nyilvántartás (aktuális állapot)
• Szerelői tanúsítványok és szerződések
• Tűzvédelmi alaprajzok (naprakész)
• Tűzvédelmi szabályzat
• Korábbi hatósági ellenőrzések jegyzőkönyvei

SafetyPro megoldás: Nem kell semmit magaddal vinned – egy tablet vagy laptop elég. Az ellenőr kér egy dokumentumot, te beírod a keresőbe, és másodpercek alatt előjön. Ha az ellenőr kér egy PDF export, egy kattintással elküldheted neki emailben.

SafetyPro: Az audit-kész karbantartási platform

Hogyan biztosítja a SafetyPro, hogy mindig audit-kész legyen a dokumentáció?

1. Automatikus dokumentáció generálás

Minden karbantartás után automatikusan készül egy munkalap:

• Időbélyeg (mikor történt)
• GPS koordináta (hol történt)
• Technikus profilja (ki végezte, milyen végzettséggel)
• Fotók (mi volt a probléma, mi lett a megoldás)
• Digitális aláírás (hitelesség)
• QR kód az eszközről (melyik berendezésnél)

Ez az összes OTSZ-előírást teljesíti, és teljesen automatikus – a technikusnak csak meg kell nyitnia az appot, beolvasni a QR kódot, elvégezni a munkát, fotót készíteni és aláírni. A rendszer a többit elvégzi.

2. Teljes audit napló

A SafetyPro minden eseményt rögzít:

• Karbantartások
• Hibajavítások
• Alkatrészcsere
• Felülvizsgálatok
• Átadás-átvételek

Ez egy visszakereshető, szűrhető, exportálható auditnapló, amely bizonyítja, hogy az üzemeltető mindent megtett a tűzvédelem érdekében.

3. Egy kattintásos export – Audit csomag percek alatt

Amikor az ellenőr megérkezik, a SafetyPro-ból egy kattintással exportálható egy teljes audit csomag:

Mit tartalmaz az audit csomag?

• Teljes karbantartási napló (PDF vagy Excel)
• Minden munkalap fotókkal és aláírásokkal
• Eszköz nyilvántartás aktuális állapottal
• Technikusok végzettségi igazolásai
• Felülvizsgálati jegyzőkönyvek (ha feltöltötted)
• Időszaki riportok (havi, negyedéves, éves)

Ez a csomag OTSZ-megfelelő, minden jogszabályi előírásnak megfelel, és professzionális PDF formátumban exportálható.

4. Automatikus emlékeztetők – Egyetlen karbantartás sem maradhat el

A SafetyPro automatikusan figyeli az eszközök karbantartási ciklusát:

• Email értesítés, amikor egy karbantartás esedékes
• App értesítés mobil eszközön
• Összefoglaló riport heti rendszerességgel (mire van szükség a következő héten)
• Figyelmeztetés, ha egy karbantartás lejárt

Ez garantálja, hogy soha nem marad el karbantartás dokumentálatlanul.

5. Szerepkör alapú hozzáférés – Ki mit láthat?

A SafetyPro-ban beállítható, hogy ki férhet hozzá milyen adatokhoz:

• Üzemeltető/tulajdonos: Minden adat látható, exportálható
• Karbantartó cég: Csak a saját munkái láthatók
• Tűzvédelmi felelős: Eszközök állapota, emlékeztetők, riportok
• Ellenőrző hatóság: Csak olvasási jog, exportálási lehetőség

Ez biztosítja, hogy senki ne módosíthasson utólag semmit – az audit trail megváltoztathatatlan.

6. Felhő alapú tárolás – Soha nem vész el semmi

A SafetyPro felhő alapú rendszer, ami azt jelenti:

• Az adatok biztonságosan tárolva vannak
• Automatikus mentés folyamatosan történik
• Tűz, víz vagy más baleset esetén sem vész el semmi
• Bármelyik eszközről elérhető (laptop, tablet, telefon)

Ez megvédi az üzemeltetőt attól, hogy egy vízkár miatt elvesszenek évtizednyi dokumentumok.

Jellemző eset: Hogyan segíthet a SafetyPro egy hatósági ellenőrzésnél

Eset: Egy budapesti irodaház üzemeltetője hívást kapott a tűzvédelmi hatóságtól: 3 nap múlva ellenőrzés lesz.

Régi rendszer: Páni állapot. Karbantartási naplók részben papíron, részben Excelben, szerelői tanúsítványok a szerelőnél vannak, felülvizsgálati jegyzőkönyvek egy részét nem találják. 2 napot tölt azzal, hogy mindent összeszedjen, lefénymásol, rendszerezzen.

SafetyPro-val: Az üzemeltető bejelentkezik a SafetyPro-ba, rákattint az „Audit csomag exportálása" gombra, beállítja az időszakot (utolsó 5 év), és 2 perc alatt kész a teljes dokumentáció PDF-ben. Az ellenőrzés napján megnyitja a laptopot, az ellenőr kérdései alapján másodpercek alatt előkerül minden dokumentum. Az ellenőr megjegyzése: „Ez az egyik legjobban dokumentált épület, amit valaha láttam."

Eredmény: Nulla hiányosság, nulla bírság, az ellenőrzés 1 óra alatt lezárult. Az üzemeltető 2 nap munkát spórolt meg, és garantáltan audit-kész.

Gyakran ismételt kérdések (FAQ)

Mennyibe kerül, ha nincs megfelelő dokumentáció?

• Bírság: 200.000 – 1.000.000 Ft (vagy akár több)
• Üzemeltetési tilalom miatti bevételkiesés: Napi több millió Ft (pl. szálloda, bevásárlóközpont esetén)
• Biztosítási kártérítés megtagadása: Akár milliárdos összeg
• SafetyPro előfizetés: Havi pár tízezer forint, ami megvédi ettől az összes kockázattól

Mennyi időt vesz igénybe a dokumentáció rendben tartása?

• Papír alapú rendszer: Heti 2-4 óra (adminisztráció, rendszerezés, archiválás)
• SafetyPro: 0 óra – minden automatikusan történik. A technikus végzi a munkát, a rendszer dokumentálja.

Ki felelős a dokumentációért?

• Jogilag: Az épület üzemeltetője/tulajdonosa
• Gyakorlatban: A tűzvédelmi felelős és a karbantartó cég együttműködése
• SafetyPro megoldása: A rendszer biztosítja, hogy mindkét fél lássa és dokumentálja a munkát – nulla félreértés

Mi van, ha a szerelő nem dokumentál?

• Papír alapú rendszer: Az üzemeltető veszi észre hetekkel később, addigra már késő
• SafetyPro: A rendszer nem engedi lezárni a munkalapot, amíg nincs fotó, aláírás és részletes leírás. A szerelő nem tud „elfelejteni" dokumentálni.

Használható-e a SafetyPro több épületre is?

Igen. A SafetyPro korlátlan számú épületet és eszközt kezel. Akár egy, akár 50 épületet kezelsz, egy központi rendszerből látod az összeset. Minden épületnek saját eszköz nyilvántartása van, külön auditnapló, külön emlékeztetők.

Mennyi idő alatt áll üzembe a SafetyPro?

• 1. nap: Regisztráció, alapadatok bevitele
• 2-3. nap: Eszközök felvitele (QR kódok nyomtatása, felragasztása)
• 4. nap: Első karbantartás rögzítése
• 1 hét után: Teljesen üzemszerű működés

30 napos ingyenes próbaidőszak alatt mindent kipróbálhatsz kockázat nélkül.

Összefoglalás: Checklist az audit-kész dokumentációhoz

Kötelező dokumentumok hatósági ellenőrzéshez

• Karbantartási naplók (utolsó 5 év, minden eszközhöz)
• Felülvizsgálati jegyzőkönyvek (éves ellenőrzések)
• Szerelői tanúsítványok (érvényes végzettségek)
• Eszköz nyilvántartás (teljes körű leltár, pontos helymegjelöléssel)
• Tűzvédelmi alaprajzok (naprakész, eszközökkel jelölve)
• Tűzvédelmi szabályzat (OTSZ-megfelelő)
• Tűzvédelmi oktatások dokumentációja (jelenléti ívek, aláírások)
• Korábbi hatósági jegyzőkönyvek (ha volt ellenőrzés)
• Hibajavítások dokumentációja (ha találtak hibát)

Mit biztosít a SafetyPro?

• Automatikus dokumentáció generálás (időbélyeg, fotó, aláírás)
• OTSZ-megfelelő munkalapok (minden jogszabályi követelmény teljesül)
• Egy kattintásos audit csomag export (PDF, Excel)
• Automatikus emlékeztetők (semmit nem felejthetsz el)
• QR kód alapú eszközazonosítás (nulla tévedés)
• Felhő alapú tárolás (soha nem vész el semmi)
• Szerepkör alapú hozzáférés (ki mit láthat, ellenőrizhető)
• Teljes audit napló (minden esemény visszakereshető)
• GPS koordináták (bizonyítja, hogy hol történt a munka)
• Digitális aláírás (hamisíthatatlan hitelesség)

Zárszó: Egy kattintás = kész audit csomag

A tűzvédelmi dokumentáció nem csak adminisztratív teher – ez az épületben tartózkodók biztonsága és az üzemeltetés jogszerűsége. Ha nem megfelelő a dokumentáció, az nem csak bírságot jelent, hanem üzemeltetési tilalmat, biztosítási problémákat, és akár emberi tragédiát is okozhat.

A SafetyPro véglegesen megoldja ezt a problémát:

• Minden karbantartás automatikusan dokumentálva
• Egy kattintással exportálható audit csomag
• OTSZ-megfelelő, professzionális munkalapok
• Automatikus emlékeztetők – semmi nem maradhat el
• Felhő alapú tárolás – soha nem vész el semmi

Próbáld ki ingyen 30 napig

Nincs szükség hitelkártyára, nincs rejtett költség. Regisztrálj, vidd fel az eszközöket, és nézd meg, hogy milyen egyszerű lehet a tűzvédelmi dokumentáció kezelése.

Egy kattintás = kész audit csomag. Próbáld ki a SafetyPro-t ingyen.

Ingyenes próba indítása

Kapcsolódó cikkek:

• Tűzvédelmi karbantartás gyakoriság: Mikor, mit és milyen gyakran?
• Digitális vs. papír alapú tűzvédelmi napló: Melyik a jobb?
• OTSZ 2025: Változások a tűzvédelmi karbantartásban

Kulcsszavak: tűzvédelmi dokumentáció, hatósági ellenőrzés tűzvédelem, tűzvédelmi ellenőrzés dokumentumok, OTSZ-megfelelőség, tűzvédelmi napló, oltókészülék karbantartás dokumentáció, tűzjelző karbantartási napló, SafetyPro, digitális tűzvédelmi dokumentáció, audit-kész dokumentáció