Hogyan digitalizáld a tűzvédelmi karbantartást 7 nap alatt

A tűzvédelmi karbantartás digitalizálása ma már nem luxus, hanem szükségszerűség. Ha elegünk van a papíralapú nyilvántartásokból, az elveszett dokumentumokból és a folyamatos adminisztrációs káoszból, akkor ez a részletes útmutató pontosan neked szól. Ebben a cikkben lépésről lépésre végigvezetünk azon, hogyan alakíthatod át tűzvédelmi karbantartási folyamataidat 7 nap alatt úgy, hogy a végén soha többé ne akarj visszatérni a papíralapú rendszerhez.

Miért érdemes most digitalizálni a tűzvédelmi karbantartást?

A karbantartás digitalizáció nem csak divat – valós üzleti előnyökkel jár. A digitális karbantartási napló bevezetésével nemcsak időt és pénzt spórolsz meg, hanem a jogszabályi megfelelés is egyszerűbbé válik.

A papíralapú rendszer valódi költségei

Sokan nem is gondolnak bele, mennyibe kerül valójában a papíralapú tűzvédelmi karbantartás:

• Időpocsékolás: Egy technikus átlagosan 2-3 órát tölt hetente adminisztrációval papíralapú rendszerben
• Duplikált munka: Az információkat többször kell rögzíteni – terepen papíron, majd irodában digitálisan
• Elveszett adatok: A papírok eláznak, elvesznek, elhalványulnak
• Hibák a kézi átvezetésnél: Statisztikák szerint 15-20% hibaarány van a manuális adatbevitelnél
• Lassú döntéshozatal: Amíg az adatok elérhetővé válnak a vezetők számára, hetek telnek el
• Audit kockázatok: Hatósági ellenőrzéskor nehéz gyorsan előteremteni a dokumentumokat

A digitalizálás mérhető előnyei

A SafetyPro platformot használó ügyfelek tapasztalatai alapján:

• 60-70% időmegtakarítás az adminisztrációban
• 90%-kal kevesebb hiba az adatokban
• Azonnali hozzáférés a karbantartási előzményekhez bárhonnan
• Automatikus emlékeztetők – sosem marad el karbantartás
• Valós idejű riportok a vezetőségnek
• Hatósági auditok simább lebonyolítása – minden dokumentum egy kattintásra

Gyakori félelmek a digitalizálással kapcsolatban – és a valóság

Mielőtt belevágunk a 7 napos útmutatóba, számoljunk le a leggyakoribb aggodalmakkal.

"A technikusaim túl öregek ehhez"

A valóság: A SafetyPro mobilalkalmazását 55+ éves technikusok is 15 perc alatt megtanulják használni. Az offline mód miatt nincs szükség folyamatos internetkapcsolatra, és a QR kódos beolvasás egyszerűbb, mint a papíron történő jegyzetelés.

Tipp: A legtapasztaltabb technikusoddal kezdd – ő lesz a belső bajnok, aki segít a többieknek.

"Mi van, ha elmegy az internet?"

A valóság: A SafetyPro offline módban is tökéletesen működik. A technikusok helyszínen rögzítik az adatokat internet nélkül, majd amikor újra lesz kapcsolat, minden automatikusan szinkronizálódik.

"Ez biztosan drága lesz"

A valóság: Számold ki, mennyibe kerül az adminisztrációs idő, a papír, a nyomtatás, az archiválás és a hibák. A legtöbb cég már az első hónapban megtérülést tapasztal. A SafetyPro 30 napos ingyenes próbaidőszakot kínál – így kockázat nélkül kipróbálhatod.

ROI kalkuláció példa (20 eszközzel rendelkező cég):

• Papíralapú rendszer havi költsége: ~150.000 Ft (adminisztráció + anyagköltség + hibák)
• Digitális rendszer havi költsége: ~30.000 Ft
• Havi megtakarítás: 120.000 Ft
• Éves megtakarítás: 1.440.000 Ft

"Túl bonyolult lesz bevezetni"

A valóság: A SafetyPro 15 perces onboarding folyamattal rendelkezik, és ahogy látni fogod, 7 nap alatt teljesen átállhatsz. Nincs szükség IT szakemberre vagy hosszadalmas képzésekre.

Hogyan győzd meg a vezetőséget a digitalizálásról?

Ha még meg kell győznöd a döntéshozókat, használd ezt a hárompontos stratégiát:

1. Mutasd be a költségmegtakarítást

Készíts egy egyszerű kalkulációt:

• Jelenlegi adminisztrációs órák × órabér
• Hibák miatti költségek (pótlások, bírságok)
• Papír, nyomtatás, archiválás költségei
• Összevetés a digitális rendszer díjával

2. Hangsúlyozd a compliance előnyöket

• Automatikus dokumentáció az OTSZ követelményeknek megfelelően
• Teljes auditnyom minden változtatásról
• Határidők automatikus követése
• Hatósági ellenőrzéskor azonnali dokumentum-előállítás

3. Ajánld fel a próbaidőszakot

"Próbáljuk ki 30 napig kockázatmentesen. Ha nem válik be, visszatérünk a régire – de biztosan nem akarunk majd."

A 7 napos digitalizálási ütemterv részletesen

Most pedig térjünk rá a gyakorlatra. Ez az ütemterv 7 nap alatt végigvezet a teljes átálláson, úgy, hogy közben a napi munka is zavartalanul folytatódhat.

1-2. nap: Telephelyek és eszközök feltöltése

Az első két nap a rendszer alapjainak lerakásáról szól. Ez a legfontosabb lépés – ha ez rendben van, a többi gyerekjáték lesz.

Mit fogsz csinálni?

A SafetyPro egyik legnagyobb előnye a CSV/XLSX import funkció. Nem kell manuálisan begépelned minden eszközt egyesével.

Lépésről lépésre:

1. lépés: Készítsd el az eszközlistát táblázatban

Nyisd meg a meglévő Excel táblázatodat, vagy készíts egy újat az alábbi oszlopokkal:

Telephely | Eszköz neve | Típus | Gyártó | Gyártási szám | Elhelyezés | Üzembe helyezés dátuma

Példa:

Budapest, Fő telephely | Tűzcsap 1 | Beltéri tűzcsap | Rosenbauer | TC-2024-001 | Földszint, iroda mellett | 2024-01-15
Budapest, Fő telephely | Poroltó 1 | 6 kg-os poroltó | Gloria | PO-2023-045 | 1. emelet, lépcsőház | 2023-06-20

Tipp: Ha nincs Excel listád, kezdd a papíralapú karbantartási naplókkal. Fényképezd le őket, és kérd meg egy adminisztrátort, hogy gépeljék be. Ez 20 eszköznél kb. 1-2 órát vesz igénybe.

2. lépés: Töltsd fel a CSV/XLSX fájlt a SafetyPro-ba

1. Jelentkezz be a SafetyPro webes felületére
2. Menj a "Telephelyek" menüpontra
3. Kattints az "Import" gombra
4. Válaszd ki az Excel fájlodat
5. A rendszer automatikusan felismeri az oszlopokat, de ellenőrizd le a hozzárendelést
6. Kattints az "Importálás" gombra

Az import 50 eszköznél kb. 5 perc alatt lefut.

3. lépés: Ellenőrizd az importált adatokat

Miután az import befejeződött:

• Nézd át az eszközlistát
• Ellenőrizd, hogy minden telephely létrejött-e
• Győződj meg róla, hogy az eszközök a megfelelő telephelyhez kerültek
• Javítsd ki az esetleges elírásokat

4. lépés: Generáld le a QR kódokat

Ez a lépés varázslatos. A SafetyPro minden eszközhöz automatikusan generál egy egyedi QR kódot.

1. Menj az "Eszközök" menüpontra
2. Jelöld ki az összes eszközt (vagy telephelyenként csoportosítva)
3. Kattints a "QR kódok generálása" gombra
4. Válaszd ki a formátumot:

• Öntapadó címkék (30x30 mm) – ha nyomtatóval rendelkezel
• PDF letöltés – ha külső szolgáltatónál nyomtatod

5. Nyomtasd ki a QR kódokat

Gyakorlati tipp: Használj vízálló, UV-álló öntapadó címkéket. Egy 100 darabos csomag kb. 5.000 Ft, és évekig kibírja.

5. lépés: Ragaszd fel a QR kódokat

Ez a munka egyszerű, de fontos. Néhány tipp:

• Könnyen hozzáférhető helyre ragaszd – a technikusoknak gyorsan be kell tudniuk szkennelni
• Tiszta felületre – töröld le az eszközt ragasztás előtt
• Egységesen – mindig ugyanarra a pozícióra (pl. jobb felső sarok)
• Védett helyre – ne érje közvetlen nedvesség, hő vagy mechanikai sérülés

Időráfordítás: 50 eszköznél kb. 2-3 óra egy személynek.

Mit érsz el az első két napban?

Minden telephelyed és eszközöd rendszerben van QR kódok felragasztva – a technikusok azonnal használhatják Egyetlen központi adatbázis az összes eszközzel Az alapadatok tiszták és pontosak

Valódi tapasztalat: "Az import funkció legalább 20 óra gépelést megspórolt nekünk. Egy délelőtt alatt kész volt az egész eszközpark." – Kovács István, karbantartási vezető

3. nap: Kategóriák és karbantartási ciklusok beállítása

A harmadik napon az automatizálás alapjait rakod le. Ez az a lépés, ami miatt soha többé nem fogsz lemaradni egyetlen kötelező karbantartásról sem.

Mit fogsz csinálni?

A SafetyPro egyik legerősebb funkciója az OTSZ-alapú automatikus ütemezés. Be kell állítanod, hogy melyik eszköztípusnak milyen gyakran kell karbantartani, és a rendszer automatikusan generálja a feladatokat.

Lépésről lépésre:

1. lépés: Ismerd meg a kötelező karbantartási ciklusokat

Az OTSZ (Országos Tűzvédelmi Szabályzat) egyértelműen meghatározza a karbantartási gyakoriságokat:

Alapvető ciklusok:

Tipp: Ha bizonytalan vagy egy-egy eszköz ciklusában, a SafetyPro beépített OTSZ-sablonjait használd – ezek már tartalmazzák a jogszabályi követelményeket.

2. lépés: Hozd létre a kategóriákat

A kategóriák segítenek csoportosítani az eszközöket:

1. Menj a "Beállítások" > "Kategóriák" menüpontra
2. Kattints az "Új kategória" gombra
3. Add meg a kategória nevét (pl. "Kézi tűzoltó készülékek")
4. Állítsd be az alapértelmezett karbantartási gyakoriságot (pl. "Évente")
5. Mentsd el

Javasolt kategóriák tűzvédelemhez:

• Poroltók és haboltók
• CO2 oltók
• Tűzcsapok
• Tűzoltó szekrények
• Tűzjelző központok
• Füstérzékelők
• Kézi jelzésadók
• Menekülési útvonal világítás
• Tűzgátló ajtók

3. lépés: Rendelj kategóriákat az eszközökhöz

Ez gyorsan megy, ha tömeges szerkesztést használsz:

1. Menj az "Eszközök" listához
2. Szűrj típus szerint (pl. minden poroltó)
3. Jelöld ki az összes hasonló eszközt
4. Kattints a "Tömeges szerkesztés" gombra
5. Válaszd ki a megfelelő kategóriát
6. Alkalmazd a változtatást

Időráfordítás: 50 eszköznél kb. 15-20 perc.

4. lépés: Állítsd be az automatikus ütemezést

Ez a legfontosabb lépés. Innentől a rendszer automatikusan generálja a karbantartási feladatokat.

1. Menj a "Beállítások" > "Karbantartási ciklusok" menüpontra
2. Minden kategóriánál állítsd be:

• Gyakoriság: pl. havonta, negyedévente, évente
• Emlékeztető: pl. 7 nappal előtte
• Felelős: ki kapja az értesítést
• Határidő utáni eszkaláció: pl. 3 nap után vezető értesítése

Példa beállítás poroltókra:

Kategória: Kézi tűzoltó készülékek
Gyakoriság: Évente
Emlékeztető: 14 nappal a határidő előtt
Felelős: Karbantartási csapat
Eszkaláció: 5 nap késés után vezető értesítése

5. lépés: Állítsd be az értesítéseket

Döntsd el, ki kapjon milyen értesítéseket:

Technikusok:

• Új feladat hozzárendelése
• Közelgő határidők (7 nappal előtte)
• Lejárt határidők

Vezetők:

• Heti összefoglaló riport
• Eszkalált feladatok
• Ellenőrzésre váró karbantartások

Jóváhagyók:

• Jóváhagyásra váró munkalapok
• Kritikus hibák jelentése

A SafetyPro szerepkör-alapú hozzáférés rendszere biztosítja, hogy mindenki csak azt lássa, ami az ő felelősségi körébe tartozik.

Mit érsz el a harmadik napon?

Minden eszköztípushoz beállított karbantartási gyakoriság Automatikus feladatgenerálás – soha nem maradsz le határidőről Emlékeztetők mindenkinek a megfelelő időben OTSZ-kompatibilis dokumentáció

Valódi tapasztalat: "Három éve használjuk a rendszert, és egyetlen karbantartást sem hagytunk ki. Korábban papíron havonta előfordult." – Nagy Péter, üzemvezető

4-5. nap: Technikusok meghívása és szerepkörök kiosztása

A negyedik és ötödik napon a csapatodat állítod be a rendszerben. Ez kritikus lépés, mert a jó szerepkör-kiosztás határozza meg, mennyire hatékony lesz a digitális munkafolyamat.

Mit fogsz csinálni?

A SafetyPro szerepkör-alapú hozzáférés (admin, vezető, jóváhagyó, technikus) rendszerét használva minden munkatársad pontosan azt fogja látni és csinálni, ami az ő feladata.

A SafetyPro szerepkörei

1. Admin

• Teljes hozzáférés a rendszerhez
• Telephelyek és eszközök kezelése
• Felhasználók hozzáadása/törlése
• Számlázási információk
• Rendszerbeállítások

Ki legyen admin? Általában a karbantartási vezető vagy az IT-felelős.

2. Vezető (Manager)

• Dashboardok és riportok megtekintése
• Feladatok kiosztása
• Karbantartási előzmények áttekintése
• Statisztikák és elemzések
• Jóváhagyások kezelése

Ki legyen vezető? Üzemvezető, műszaki vezető, facility manager.

3. Jóváhagyó (Approver)

• Befejezett karbantartások ellenőrzése
• Munkalapok jóváhagyása vagy visszaküldése
• Megjegyzések hozzáfűzése
• Aláírás digitálisan

Ki legyen jóváhagyó? Tapasztalt mestervezető, minőségirányítási felelős.

4. Technikus

• Mobilalkalmazás használata
• QR kódok szkennelése
• Karbantartások rögzítése
• Fotók és megjegyzések hozzáadása
• Saját feladatlista megtekintése

Ki legyen technikus? Karbantartók, tűzvédelmi szakemberek.

Lépésről lépésre:

1. lépés: Készíts listát a munkatársakról

Készíts egy táblázatot:

Név | Email | Szerepkör | Telephelyek (hozzáférés) | Megjegyzés

Példa:

Szabó János | szabo.j@ceg.hu | Technikus | Budapest Fő telephely | Tapasztalt, ő lesz a belső bajnok
Kiss Anna | kiss.a@ceg.hu | Technikus | Minden telephely | Junior, segítség kell
Tóth Gábor | toth.g@ceg.hu | Vezető | Minden telephely | Üzemvezető
Nagy István | nagy.i@ceg.hu | Jóváhagyó | Minden telephely | Minőségirányítási vezető

2. lépés: Hívd meg a munkatársakat

1. Menj a "Csapat" menüpontra a SafetyPro-ban
2. Kattints a "Felhasználó meghívása" gombra
3. Add meg az email címet
4. Válaszd ki a szerepkört
5. Határozd meg a hozzáférést (mely telephelyekhez férhet hozzá)
6. Kattints a "Meghívó küldése" gombra

A munkatársak emailben kapnak egy meghívó linket, ahol:

• Beállíthatják jelszavukat
• Letölthetik a mobilalkalmazást (technikusok)
• Megtekinthetik a gyors útmutató videót

Tipp: Ne egyszerre hívd meg az egész csapatot. Kezdd 1-2 "belső bajnokkal" – tapasztalt munkatársakkal, akik nyitottak az újításra. Ők majd segítenek a többieknek.

3. lépés: Állítsd be a telephely-hozzáféréseket

Ha több telephelyed van, fontos, hogy a technikusok csak azokat a helyeket lássák, ahol dolgoznak:

1. Menj a "Csapat" > "Felhasználók" menüpontra
2. Kattints egy felhasználóra
3. A "Telephely-hozzáférések" résznél jelöld be a megfelelő telephelyeket
4. Mentsd el

Miért fontos ez? A technikusok mobilalkalmazása így csak a releváns eszközöket mutatja, nem kell átböngészniük az összes telephelyet.

4. lépés: Telepítsd a mobilalkalmazást a technikusok telefonjaira

Ez a lépés kritikus. A mobilalkalmazás az, amit a technikusok naponta használnak.

Android:

1. Nyisd meg a Google Play Áruházat
2. Keresd meg: "SafetyPro"
3. Telepítsd az alkalmazást
4. Jelentkezz be a meghívóban kapott adatokkal

iOS:

1. Nyisd meg az App Store-t
2. Keresd meg: "SafetyPro"
3. Telepítsd az alkalmazást
4. Jelentkezz be a meghívóban kapott adatokkal

Offline mód beállítása:

• Az első bejelentkezéskor az app letölti az eszközlistát
• Ezután internetkapcsolat nélkül is működik
• Amikor visszatér a kapcsolat, automatikusan szinkronizál

5. lépés: Rövid oktatás a csapatnak

Ne félj, nem kell hosszadalmas képzést tartanod. 15 perc elég.

Technikusoknak (mobilapp):

1. Mutasd meg, hogyan kell QR kódot szkennelni
2. Hogyan kell karbantartást rögzíteni (megállapítások, fotó)
3. Hogyan kell befejezni és beküldeni a munkalapot
4. Hol látják a feladatlistájukat

Vezetőknek (webes felület):

1. Dashboard áttekintése
2. Riportok generálása
3. Feladatok kiosztása
4. Karbantartási előzmények megtekintése

Tipp: Készíts egy rövid, 5 perces videót a mobiltelefonoddal, ahogy végigmész a legfontosabb lépéseken. A SafetyPro saját oktató videóival együtt ez tökéletes lesz.

6. lépés: Állíts be "gyakorló módot"

Az első néhány napban használjátok "gyakorló módban" a rendszert:

• Választhattok pár nem kritikus eszközt
• A technikusok ezeken gyakorolhatnak
• Hibázhatnak, tanulhatnak
• Senki nincs nyomás alatt

Valódi tapasztalat: "A legnagyobb szkeptikusunk, Pista bácsi 60 évesen 10 perc alatt megtanulta a QR kód szkennelést. Most ő a legnagyobb rajongója a rendszernek." – Kiss Mónika, HR vezető

Mit érsz el a negyedik-ötödik napon?

Minden munkatárs regisztrálva a megfelelő szerepkörrel Mobilalkalmazás telepítve a technikusok telefonjaira Telephely-hozzáférések beállítva Alapvető oktatás megtörtént Csapat kész a gyakorlati használatra

6. nap: Első digitális karbantartási kör

A hatodik nap a nagy bemutató. Ez az a nap, amikor a technikusok először használják élesben a rendszert valódi karbantartási feladatoknál.

Mit fogsz csinálni?

Válassz ki egy egyszerűbb karbantartási kört (pl. havi poroltó ellenőrzés), és végezd el teljesen digitálisan, A-tól Z-ig.

Lépésről lépésre:

1. lépés: Hozz létre egy teszt karbantartási kört

Ha még nem generálódtak automatikusan feladatok, hozz létre egyet manuálisan:

1. Menj a "Karbantartások" menüpontra
2. Kattints az "Új karbantartási kör" gombra
3. Válaszd ki a telephelyet
4. Válaszd ki az eszközöket (kezdd 5-10 eszközzel)
5. Rendeld hozzá egy technikushoz
6. Állítsd be a határidőt (pl. mai nap)
7. Mentsd el

A technikus azonnal értesítést kap a mobilappban: "Új feladat hozzárendelve: Poroltók havi ellenőrzése – Budapest Fő telephely"

2. lépés: Technikus indítja a feladatot

A technikus megnyitja a mobilalkalmazást:

1. Bejelentkezik (vagy már be van jelentkezve)
2. A kezdőképernyőn látja: "1 új feladat"
3. Rákattint a feladatra
4. Látja az eszközök listáját
5. Kattint a "Kezdés" gombra

Az app offline módban is működik, szóval nincs gond, ha a pincében vagy tárolóban nincs jel.

3. lépés: QR kód szkennelés és adatrögzítés

A technikus az első eszközhöz lép:

1. Megnyomja a "QR kód szkennelése" gombot
2. Ráirányítja a kamerát a felragasztott QR kódra
3. Az app azonnal megnyitja az eszköz adatlapját
4. Látja az előző karbantartás adatait (ha volt)

Most rögzíti az ellenőrzés eredményét:

Ellenőrzési pontok (példa poroltóra):

• Nyomásmérő zöld tartományban
• Plomba sértetlen
• Nincs látható sérülés
• Hozzáférhető elhelyezés
• Használati utasítás olvasható

Megállapítások rögzítése:

• Ha minden rendben: "Kifogástalan állapot"
• Ha van probléma: "Nyomásmérő sárga zónában, utántöltés szükséges"

Fotó készítése:

• A technikus készít egy fotót az eszközről
• A fotó automatikusan csatolódik a karbantartási munkalaphoz
• Később látható az előzményekben

Időbélyegző és GPS:

• Az app automatikusan rögzíti a karbantartás időpontját
• GPS koordinátát (ha engedélyezve van) – auditálhatóság

4. lépés: Következő eszközök

A technikus végigellenőrzi az összes eszközt ugyanígy:

• QR kód szkennelés
• Ellenőrzési lista kitöltése
• Megjegyzések, fotók hozzáadása
• "Következő" gomb

Az app mutatja a haladást: "3 / 10 eszköz ellenőrizve"

5. lépés: Karbantartási kör lezárása

Amikor az összes eszközt ellenőrizte:

1. Kattint a "Karbantartás befejezése" gombra
2. Áttekinti a kitöltött munkalapot
3. Aláírja digitálisan (ujj a képernyőn)
4. Kattint a "Beküldés jóváhagyásra" gombra

Mi történik most?

• A munkalapon automatikusan átkerül "Jóváhagyásra vár" státuszba
• A kijelölt jóváhagyó értesítést kap
• Ha nincs internetkapcsolat, az app elmenti és később szinkronizálja

6. lépés: Jóváhagyás

A jóváhagyó (pl. művezető) megkapja az értesítést:

1. Bejelentkezik a webes felületre
2. Megnyitja a "Jóváhagyásra váró munkalapok" listát
3. Áttekinti a technikus által kitöltött adatokat
4. Megnézi a fotókat
5. Döntés:

• Jóváhagy: a munkalapon "Befejezett" státuszba kerül
• Visszautasít: kommenttel, a technikus értesítést kap és javíthat

7. lépés: Automatikus dokumentáció

Amint a munkalapon jóváhagyásra került:

• Bekerül a karbantartási előzményekbe
• Frissül az eszköz "Utolsó karbantartás" dátuma
• Generálódik a következő karbantartás időpontja
• PDF riport készül automatikusan (letölthető, nyomtatható)

Valódi példa: Egy karbantartási kör élőben

Korábbi papíralapú folyamat (90 perc):

1. Technikus kinyomtat papír munkalapot (5 perc)
2. Terepen ellenőrzés, kézi jegyzetelés (45 perc)
3. Visszajön az irodába (10 perc)
4. Begépeli az adatokat Excelbe (20 perc)
5. Kinyomtatja a vezetőnek aláírásra (5 perc)
6. Vezető aláírja, vissza az irattárba (5 perc)

Új digitális folyamat (30 perc):

1. Technikus megkapja a feladatot mobilon (0 perc – automatikus)
2. Terepen QR kód szkennelés + ellenőrzés (30 perc)
3. Beküldés jóváhagyásra (1 perc)
4. Vezető jóváhagyja telefonról vagy laptopról (2 perc)
5. Dokumentáció automatikusan elkészül (0 perc – automatikus)

Időmegtakarítás: 60%

Mit érsz el a hatodik napon?

Első digitális karbantartási kör sikeresen lezárva Technikusok látják, mennyivel egyszerűbb a folyamat Jóváhagyók értékelik a gyors, átlátható folyamatot Vezetők látják az első valós idejű adatokat Bizalom a rendszerben

Valódi tapasztalat: "A technikusaim az első kör után mondták: 'Miért nem csináltuk ezt már korábban?' A 60%-os időmegtakarítás azonnal látszott." – Horváth András, műszaki vezető

7. nap: Dashboard áttekintése és finomhangolás

A hetedik nap a finomítás és optimalizálás napja. Áttekintitek az első héten gyűjtött adatokat, és beállítjátok a rendszert a hosszú távú sikeres működéshez.

Mit fogsz csinálni?

A SafetyPro valós idejű dashboardját használva átláthatod a teljes tűzvédelmi karbantartási helyzetét, azonosíthatod a szűk keresztmetszeteket, és finomhangolhatod a beállításokat.

Lépésről lépésre:

1. lépés: Vezető dashboard áttekintése

Jelentkezz be vezetői szerepkörben, és nézd meg a fő dashboardot:

Mit látsz azonnal:

• Befejezett vs. esedékes karbantartások – grafikon
• Lejárt határidők – piros figyelmeztetéssel
• Közelgő határidők (7 napon belül) – sárga jelzéssel
• Eszközök állapota – hány kifogástalan, hány javításra szorul
• Technikusok aktivitása – ki mennyit dolgozott
• Telephelyek szerinti bontás – melyik helyszínen mi a helyzet

Gyakorlati használat:

• Reggeli eligazításkor: "Ma 5 poroltó ellenőrzés esedékes, Szabó János végzi"
• Heti meetingen: "Múlt héten 23 karbantartást végeztünk, 2 eszköznél problémát találtunk"
• Vezetőségi riporthoz: "98%-os határidő-betartás, 0 lejárt feladat"

2. lépés: Azonosítsd a problémás területeket

Nézd meg a statisztikákat:

Piros jelzések – azonnali cselekvés szükséges:

• Lejárt karbantartások
• Javításra váró eszközök
• Elutasított munkalapok (miért?)

Sárga jelzések – figyelni kell:

• 7 napon belül esedékes feladatok
• Technikusok túlterheltsége (túl sok feladat egy személyen)
• Eszközök, amiknél gyakran találnak hibát

Zöld jelzések – minden rendben:

• Időben befejezett karbantartások
• Jóváhagyott munkalapok
• Kifogástalan eszközök

3. lépés: Finomhangoló beállítások

Az első hét tapasztalatai alapján állítsd be:

Emlékeztetők időzítése:

• Ha túl sok az értesítés → csökkentsd a gyakoriságot
• Ha lemaradtak határidők → növeld az emlékeztető előzetes idejét (pl. 14 napra)

Feladatok automatikus kiosztása:

• Ha egy technikus túlterhelt → állíts be automatikus terheléskiegyenlítést
• Ha egy telephely állandóan ugyanazon technikus feladata → rögzítsd alapértelmezettként

Jóváhagyási folyamat:

• Ha a jóváhagyó lassú → adj hozzá egy másik jóváhagyót is
• Ha minden munkalapon hibátlan → fontold meg az automatikus jóváhagyást bizonyos esetekben

Riportok ütemezése:

• Állíts be heti automatikus riportot a vezetőségnek
• Havi összefoglaló a compliance-ért felelős kollégának
• Negyedéves kimutatás a hatósági jelentéshez

4. lépés: Képzési rések azonosítása

Nézd meg a technikusok teljesítményét:

• Ki végez gyorsabban? → Ő lehet a mentor
• Ki hagy ki mezőket? → Szükség van pótoktatásra
• Ki készít minőségi fotókat? → Ossz meg példaként a többieknek

Tipp: Hozz létre egy "Best Practices" dokumentumot a legjobb munkalapon példáival.

5. lépés: Többtelephelyes kezelés beállítása

Ha több telephelyed van, optimalizáld a munkafolyamatokat:

Telephely-specifikus szabályok:

• Különböző karbantartási ciklusok (pl. veszélyesebb környezetben gyakoribb ellenőrzés)
• Dedikált technikusok telephelyenként
• Helyszíni vezetők jóváhagyási jogkörrel

Központi áttekintés:

• Összesített dashboard az összes telephelyről
• Összehasonlító elemzések: melyik telephely teljesít jobban
• Központi adminisztráció az egységes szabályokhoz

6. lépés: Integráció más rendszerekkel

A SafetyPro zökkenőmentesen működik más rendszerekkel:

ERP integráció:

• Karbantartási költségek exportálása
• Eszköz beszerzési adatok szinkronizálása

Számlázási rendszer:

• Külsős karbantartók munkájának számlázása
• Költséghelyek szerinti bontás

Dokumentumkezelő rendszer:

• Munkalapok automatikus archiválása
• PDF riportok központi tárolása

7. lépés: Régi papíralapú dokumentumok kezelése

Mit csinálj a régi papírokkal?

Rövid távon (30 nap):

• Tartsd meg őket párhuzamosan
• Ha a hatóság ellenőriz, még hagyatkozhatsz rájuk
• Fokozatosan építsd fel a bizalmat a digitális rendszerben

Középtávon (3-6 hónap):

• Szkenneld be a legfontosabb dokumentumokat
• Töltsd fel a SafetyPro "Dokumentumok" menüpontjába
• A papírokat archiváld (doboz, címke, raktár)

Hosszú távon (1 év után):

• A jogszabályok szerint megtartási kötelezettség: 5 év
• Szkennelt formában tárolva már elegendő
• Papírokat selejtezd vagy továbbra is archiváld (cég döntése)

Tipp: Ha régi adatokat is be szeretnél vinni a rendszerbe (pl. 2-3 év karbantartási előzmények), a SafetyPro támogatása segít az import előkészítésében.

Mit érsz el a hetedik napon?

Teljes átlátás a tűzvédelmi karbantartási helyzetről Optimalizált beállítások az első hét tapasztalatai alapján Dashboard-ok, riportok használatban Csapat magabiztosan használja a rendszert Régi papírok kezelési terve kész

Gratulálunk! 7 nap alatt teljesen digitalizáltad a tűzvédelmi karbantartást!

ROI kalkuláció – Megéri-e valóban?

Lássunk egy valós számítást egy közepes méretű cégre (50 eszköz, 3 technikus):

Papíralapú rendszer éves költsége:

Digitális rendszer (SafetyPro) éves költsége:

Megtakarítás:

Éves megtakarítás: 894.000 FtHavi megtakarítás: 74.500 FtMegtérülési idő: Az első hónapban

És ez még nem számol az immateriális előnyökkel:

• Nincs elveszett dokumentum
• Hatósági audit simán zajlik
• Csapat elégedettsége nő
• Vezetői döntések gyorsabbak
• Compliance biztonság

Gyakori kérdések a digitalizálás után

"Mi van, ha elromlik egy telefon?"

A SafetyPro felhőalapú, minden adat biztonságosan tárolva van. Ha egy telefon elromlik:

1. Telepítsd az appot egy új telefonra
2. Jelentkezz be ugyanazzal a fiókkal
3. Minden adat azonnal elérhető

"Kell-e internet mindenhol?"

Nem. Az offline mód pontosan erre való. A technikus letölti a feladatokat, ellenőrzi az eszközöket internet nélkül, majd amikor visszatér kapcsolatba, minden automatikusan szinkronizálódik.

"Elfogadja-e a hatóság a digitális dokumentációt?"

Igen. A digitális karbantartási napló teljes értékű, ha:

• Tartalmazza az OTSZ-ben előírt adatokat (amit a SafetyPro automatikusan biztosít)
• Időbélyegzővel ellátott (automatikus)
• Azonosítható, ki végezte (aláírás, felhasználói azonosító)

A SafetyPro-val készített riportok PDF formátumban letölthetők és nyomtathatók – ez teljes mértékben megfelel a hatósági elvárásoknak.

"Mi van, ha többet akarunk bővíteni?"

A SafetyPro skálázható. Kezdhetsz 10 eszközzel, később bővíthetsz:

• Több telephely hozzáadása
• Több eszköz importálása
• Több felhasználó meghívása
• Újabb modulok aktiválása (pl. kockázatértékelés, oktatásmenedzsment)

"Segít valaki a bevezetésben?"

Igen. A SafetyPro csapata:

• 15 perces onboarding videóhívással
• Chat támogatás munkaidőben
• Tudásbázis cikkekkel és videókkal
• Személyes ügyfélkapcsolat ha elakadnál

Következő lépések a 7 nap után

A 7 napos digitalizálás után ne állj meg. Továbbfejlesztési lehetőségek:

1-3. hónap: Automatizáció növelése

• Ismétlődő feladatok sablonjai – ne kelljen mindig újraírni ugyanazokat a megjegyzéseket
• Intelligens ütemezés – a rendszer tanulja, melyik technikus mikor hatékonyabb
• Prediktív karbantartás – az eszközök előzményei alapján előre jelzés, mikor lesz probléma

3-6. hónap: Bővítés más területekre

• Munkavédelem – ugyanazzal a platformmal kezelhetitek a munkavédelmi oktatásokat, kockázatértékeléseket
• Épületüzemeltetés – gépészeti, villamos karbantartások
• Minőségirányítás – ellenőrzési listák, auditok

6-12. hónap: Adatalapú döntéshozatal

• Trendek elemzése – mely eszközöknél merül fel legtöbbször probléma
• Költség-optimalizálás – érdemes-e lecserélni egy gyakran hibás eszközt
• Beszállító értékelés – mely gyártók eszközei megbízhatóbbak

1 év után: Teljes digitális érettség

• Papírmentes működés – minden folyamat digitális
• Integrált rendszerek – ERP, számlázás, HR összekapcsolva
• Hatósági auditok 10 perc alatt – minden dokumentum egy kattintásra

Miért éppen a SafetyPro?

Rengeteg karbantartás-kezelő szoftver létezik. Miért pont a SafetyPro a legjobb választás tűzvédelmi karbantartáshoz?

Tűzvédelmi szabályozásra szabott

• Beépített OTSZ-kompatibilitás – a karbantartási ciklusok alapból megfelelnek a jogszabályoknak
• Tűzvédelmi eszköz kategóriák – poroltók, tűzcsapok, jelzőrendszerek stb. előre konfigurálva
• Hatósági riportok – egy kattintással PDF, nyomtatható formátum

Gyors indulás

• 15 perces onboarding – nem kell heteket képzéssel tölteni
• CSV/XLSX import – meglévő listáid egyszerűen feltölthetők
• QR kód generálás – automatikus, nem kell manuálisan címkéket készíteni

Megbízható működés

• Offline mód – pincében, tárolókban, távoli telephelyeken is működik
• Automatikus szinkronizálás – nem veszíthetsz adatot
• Felhőalapú tárolás – biztonságos, titkosított, rendszeres mentések

Skálázható

• 10 eszköztől 10.000-ig – egyformán jól működik
• 1 telephelytől országos hálózatig – többtelephelyes kezelés
• 1 technikus vagy 100 – rugalmasan bővíthető

Ár-érték arány

• 30 napos ingyenes próba – kipróbálhatod kockázat nélkül
• Átlátható árazás – nincs rejtett költség
• Gyors megtérülés – jellemzően 1-3 hónapon belül

Összefoglalás: A 7 napos ütemterv egy pillantásban

Kezdd el ma – 7 nap múlva soha nem akarsz visszamenni papírra

A tűzvédelmi karbantartás digitalizálása nem bonyolult, nem drága, és nem igényel hónapokat. Ahogy láttad, 7 nap alatt teljesen átállhatsz, és azonnal élvezheted az előnyöket:

60-70% időmegtakarítás az adminisztrációban Soha nem marad el karbantartás – automatikus emlékeztetők Teljes átlátás a tűzvédelmi helyzetről valós időben Hatósági auditok stressz nélkül – minden dokumentum egy kattintásra Csapatod elégedettebb lesz – kevesebb papírmunka, több értelmes tevékenység

A SafetyPro platformmal nincs kockázat:

• 30 napos ingyenes próbaidőszak – teszteld az egészet ingyen
• Nincs kötelezettség – ha nem tetszik, egyszerűen nem használod tovább
• 15 perces onboarding – azonnal elkezdheted
• Teljes támogatás – nem maradsz egyedül

Mit csinálj most?

1. Regisztrálj a SafetyPro 30 napos ingyenes próbaidőszakára
2. Kövesd ezt a 7 napos útmutatót lépésről lépésre
3. Hívj segítséget, ha elakadnál – a támogatás munkaidőben elérhető
4. 7 nap múlva értékeld az eredményt – szinte biztos, hogy soha nem akarsz visszamenni

A digitális karbantartás nem a jövő – a jelen. Minden nap, amit papíralapú rendszerrel töltesz, pénzt, időt és idegeket pazarolsz.

Kezdd el ma. 7 nap múlva meg fogod köszönni magadnak.

SafetyPro – Tűzvédelmi karbantartás okosan, digitálisan, egyszerűen.

Indítsd el a 30 napos ingyenes próbaidőszakot most: www.safetypro.hu/proba

Kérdésed van? Hívj minket: +36 1 234 5678 Email: hello@safetypro.hu

Utolsó frissítés: 2026. február

Ez a cikk általános tájékoztató jellegű. A tűzvédelmi karbantartási kötelezettségekről mindig az aktuális OTSZ és egyéb jogszabályok az irányadóak. A SafetyPro platform használata nem mentesít a jogszabályi előírások betartása alól.