Kihívások
A karbantartási pénzügyek rejtett veszteségei.
Átláthatatlan költségek, lassú jóváhagyások és hiányzó bizonylatok. Ismeri ezeket a problémákat?
Átláthatatlan karbantartási költségek
Nem tudni pontosan, mennyibe kerül egy-egy eszköz karbantartása évente. A költségek szétszórtan jelennek meg különböző számlákban és rendszerekben, így lehetetlen valós képet kapni a tényleges ráfordításokról.
Lassú számlajóváhagyás
Az alvállalkozói számlák jóváhagyása e-mailben megy, hetekig tart, a szerződéses határidők és feltételek Excelben vagy mappákban kallódnak. A fizetési késedelmek rontják a szállítói kapcsolatokat.
Hiányzó dokumentumok
A hatósági ellenőrzéskor nem találják a számlákat és bizonylatokat. A telephelyenkénti költségbontás kézzel készül, és nincs egységes kép a karbantartási költségvetés aktuális állapotáról.
Megoldás
Minden karbantartási forint nyomon követve, valós időben.
A SafetyPro Finance egyetlen platformon kezeli a szerződéseket, számlákat, költségvetéseket és dokumentumokat. Az automatikus költségallokáció és a többlépcsős jóváhagyási workflow megszünteti a manuális adminisztrációt, míg a valós idejű riportok azonnali pénzügyi átláthatóságot biztosítanak.
Átláthatatlan karbantartási költségek
Nem tudni pontosan, mennyibe kerül egy-egy eszköz karbantartása évente. A költségek szétszórtan jelennek meg különböző számlákban és rendszerekben, így lehetetlen valós képet kapni a tényleges ráfordításokról.
Lassú számlajóváhagyás
Az alvállalkozói számlák jóváhagyása e-mailben megy, hetekig tart, a szerződéses határidők és feltételek Excelben vagy mappákban kallódnak. A fizetési késedelmek rontják a szállítói kapcsolatokat.
Hiányzó dokumentumok
A hatósági ellenőrzéskor nem találják a számlákat és bizonylatokat. A telephelyenkénti költségbontás kézzel készül, és nincs egységes kép a karbantartási költségvetés aktuális állapotáról.
Funkciók
Minden eszköz a karbantartási pénzügyek kezeléséhez.
A SafetyPro Finance átfogó pénzügyi funkciókat kínál a szerződéskezeléstől a költségvetés-tervezésig és a riportálásig.
Szerződéskezelés
Központi szerződéstár alvállalkozói, szállítói és szolgáltatási szerződésekhez. Automatikus lejárat-figyelés, verziókövetés, SLA és feltételek rögzítése egy helyen.
Számlakezelés & jóváhagyás
Többlépcsős jóváhagyási workflow beállítható lánccal. Számlázási rendszer integráció (API) kimenő számlák kezeléséhez, munkajegyhez rendelés és határidő-figyelés.
Költségallokáció
Automatikus költségmegosztás telephelyenként és eszközönként. TCO (Total Cost of Ownership) számítás, költségkód rendszer és bérlői/részleg arányos elosztás.
Költségvetés-tervezés
Éves karbantartási büdzsé tervezés és nyomon követés. Terv vs. tény összehasonlítás valós időben, CAPEX/OPEX szétválasztás és korábbi adatok alapján előrejelzés.
Pénzügyi riportok
Összesített és részletes költség dashboard, időszaki kimutatások havi, negyedéves és éves bontásban. Szállítói teljesítményértékelés, PDF/Excel export.
Dokumentumkezelés
Központi dokumentumtár kereshető archívummal. Típus, eszköz, helyszín és dátum szerinti kategorizálás, automatikus archiválás és hozzáférés-kezelés.
Hogyan működik
A pénzügyi kezelés teljes folyamata négy lépésben.
A SafetyPro Finance automatizálja a számlafeldolgozástól a riportálásig terjedő teljes pénzügyi munkafolyamatot.
Rögzítés
Számla vagy szerződés feltöltése a rendszerbe. Az automatikus adatkinyerés azonosítja a legfontosabb mezőket: összeget, dátumot, szállítót és tételeket.
Jóváhagyás
A többlépcsős jóváhagyási workflow automatikusan továbbítja a számlát a megfelelő vezetőnek. A számla a munkajegyhez rendelődik, az előzmények nyomon követhetők.
Elszámolás
A jóváhagyott költségek automatikusan allokálódnak a megfelelő telephelyhez, eszközhöz és költségkódhoz. A költségvetési terv azonnal frissül a tényadatokkal.
Riportálás
A pénzügyi dashboard valós időben frissül. Terv vs. tény összehasonlítás, szállítói teljesítmény és költségtrendek azonnal elérhetők, exportálhatók PDF és Excel formátumban.
Eredmények
Mérhető megtakarítás, teljes átláthatóság.
A SafetyPro Finance bevezetése azonnali javulást hoz a karbantartási pénzügyek kezelésében és a költségek feletti kontrollban.
Gyorsabb
Számlajóváhagyási idő
Kevesebb
Költségvetési túllépés
0
Elveszett számla
GYIK
Gyakran ismételt kérdések.
A SafetyPro Finance modul a karbantartási tevékenységek pénzügyi oldalát kezeli: szerződések, számlák, költségvetések és elszámolások digitális nyilvántartása. Ha jelenleg Excelben vagy papíralapon követi a karbantartási költségeket, a modul jelentős időmegtakarítást és átláthatóságot biztosít, miközben megszünteti az elveszett dokumentumok problémáját.
A SafetyPro Finance API-n keresztül összekapcsolható számlázási rendszerekkel. A kimenő számlák a lezárt munkajegyek alapján kezelhetők, a bejövő számlák pedig rögzíthetők a rendszerben. A számlák státusza nyomon követhető, így mindig naprakész a pénzügyi kép.
A jóváhagyási workflow teljesen testreszabható: beállíthatja, hogy milyen összeghatár felett kinek kell jóváhagynia a számlát. Például: 100.000 Ft alatt a karbantartásvezető, afölött a pénzügyi igazgató. A rendszer automatikusan továbbítja a számlát a soron következő jóváhagyónak, és értesítést küld a határidőkről.
A rendszer automatikusan hozzárendeli a karbantartási költségeket a megfelelő telephelyhez, eszközhöz és költségkódhoz. A közös költségek arányosan eloszthatók a bérlők vagy részlegek között. Az eszközönkénti TCO (Total Cost of Ownership) számítás segít azonosítani, mely gépek igényelnek a legtöbb ráfordítást.
A SafetyPro Finance átfogó riportokat kínál: költség dashboard összesített és részletes nézetben, időszaki kimutatások havi, negyedéves és éves bontásban, szállítói teljesítményértékelés, terv vs. tény összehasonlítás és CAPEX/OPEX elkülönítés. Minden riport exportálható PDF és Excel formátumban a könyvelés, a vezetőség vagy a hatóságok számára.
Igen, a SafetyPro Finance nyílt REST API-val rendelkezik, amely lehetővé teszi az integrációt ERP rendszerekkel és könyvelőprogramokkal. A pénzügyi adatok szinkronizálása biztosítja, hogy a könyvelési rendszer mindig naprakész legyen a karbantartási költségekkel.
A SafetyPro Finance központi dokumentumtárában minden számla, szerződés és bizonylat kereshető és kategorizált. Az automatikus archiválás biztosítja, hogy a lejárt dokumentumok strukturált archívumba kerüljenek. A hozzáférés-kezelés szabályozza, ki milyen dokumentumot láthat, a teljes audit trail pedig nyomon követi, ki mikor módosított bármit.